Overgang van 3PL-partners

De beslissing om opslag, logistiek, transport en order-to-cash management uit te besteden is op zich niet eenvoudig voor veel farmaceutische fabrikanten. Maar het proces van het selecteren van de juiste externe logistieke partner (3PL) om al die inspanningen te helpen beheren, kan nog belastender zijn. De procedure om een 3PL-partner grondig door te lichten duurt doorgaans zes tot acht maanden en vereist een aanzienlijke investering van tijd en energie van interne middelen.

Na al het uitgebreide onderzoek, vergaderingen en intensieve discussies identificeren bijna alle fabrikanten de juiste 3PL voor het bedrijf - op dat moment. Maar tijden veranderen, wat zorgt voor groei, nieuwe producten en complexe regelgeving. Voor velen wordt wat ooit de juiste 3PL was, veel te snel de 3PL die niet over de ruimte, capaciteit, mogelijkheden of technologieën beschikt. Helaas, wanneer serviceproblemen duidelijk worden en de noodzaak om over te stappen onvermijdelijk is, beginnen veel fabrikanten te twijfelen aan hun vermogen om een partner voor de lange termijn te kiezen. In plaats daarvan kunnen ze overwegen om na te denken over de vier onderstaande vragen - waarvan de antwoorden de sleutel kunnen zijn om ervoor te zorgen dat de volgende 3PL-partner een meer permanente positie heeft.

In 2016 investeerde ICS bijvoorbeeld meer dan $ 20 miljoen in infrastructuurverbeteringen, het vergroten van de opslagcapaciteit, het upgraden van IT om de efficiëntie te verhogen en het implementeren van kwaliteitsmanagementsoftware om de risico's voor klanten te verminderen. ICS heeft ook zijn proces aangepast om het voor fabrikanten gemakkelijker te maken om producten naar zijn nationale distributiecentra te sturen. Het is deze toewijding om altijd te verbeteren, om voortdurend diensten toe te voegen aan zijn kernaanbod, die een 3PL in staat stelt om trends in de branche voor te blijven en de behoeften van klanten voor te blijven. Misschien heeft uw bedrijf de aangeboden temperatuurgecontroleerde ruimte niet nodig. Misschien houdt het zijn financiële activiteiten in eigen beheer. Maar wat als het ze later nodig heeft? De juiste 3PL bereidt zich vandaag voor op het bedrijf dat u over jaren misschien runt.

Wat is het verschil tussen een lancering en een overgang?

Het kortste antwoord: Best wat. Zoals u zich misschien kunt voorstellen, kan het lastig zijn om het eigendom van de distributie over te dragen terwijl die producten zelf in transitie zijn. Uw 3PL'ers moeten dit niet alleen weten, ze moeten hun antwoorden ook kunnen onderbouwen met uitgebreide ervaring. Op het moment dat dit artikel werd gepubliceerd, had ICS met succes vijftien klanten overgezet van concurrerende 3PL's. Deze ervaringen hebben bijgedragen aan een gezamenlijk vraagproces met onze klanten, waarvan de antwoorden worden gebruikt om een veeleisende overgangsgids te maken die is ontworpen om mogelijke verstoringen van de bedrijfsvoering te voorkomen. Dit vereist het doordenken van een aantal als/dan-scenario's, zoals: Als de huidige 3PL de tijdlijn in gevaar brengt, wat kan er dan worden versneld om de tijdsbestekken te verkorten en/of gefaseerd over te stappen? Als de inventaris niet schoon is, hoe wordt de afstemming dan afgehandeld? Als de melding niet op tijd wordt verzonden, hoe zorgen we er dan voor dat klanten van bestel- en betalingsproces wisselen? Natuurlijk blijven er enkele scenario's verborgen voor zelfs de meest ervaren 3PL's. In één geval werd ICS ingeschakeld om een fabrikant te helpen bij de overgang van een 3PL waarnaar ze op dat moment bezig waren. De contractonderhandelingen waren niet verlopen zoals verwacht en de kwaliteitsaudit had een aantal rode vlaggen opgeworpen. Ons scherpe begrip van het verschil tussen het lanceren en overstappen van klanten stelde ICS in staat om midden in een implementatie te stappen en, in de helft van de tijd die het normaal zou kosten, de klant soepel over te zetten zonder enige verstoring van hun activiteiten.

Wanneer is het plan?

Het begrijpen van de vragen die moeten worden gesteld en de daaropvolgende acties die moeten worden ondernomen, zijn slechts het halve werk bij het plannen van een succesvolle overgang. Het is identificeren wanneer die acties moeten worden ondernomen die een strategie kunnen maken of breken. Bijvoorbeeld wanneer je notificaties naar klanten stuurt, wanneer je van bestelling en betaling moet wisselen of wanneer de vorige IT-oplossing gedeactiveerd kan worden. Al deze tijdgevoelige taken helpen bij het beantwoorden van de ultieme vraag: Wanneer kunnen we klaar zijn voor de overgang? En hoewel elke overgang uniek is, maakt de enorme detaildiepte die nodig is in de planningsfase - om nog maar te zwijgen van de vele variabelen - enige standaardisatie mogelijk. ICS begint met een transactieprojectplan dat is uitgesplitst naar programmasegmenten zoals klantenservice, distributie, debiteuren en terugboekingen. Binnen elk segment zijn er aanwijzingen om elke behoefte, mogelijke uitdaging en de taken aan te pakken die nodig zijn om een ideaal resultaat te garanderen.

Waar kunnen we meer waarde verzamelen?

In de talloze zorgen en taken die het overstappen naar een andere 3PL-provider met zich mee kan brengen, kan het voor fabrikanten moeilijk zijn om aan iets anders te denken dan aan het repareren van wat kapot is en het zorgen voor een naadloze overgang. Maar dat is precies wat ICS zijn klanten aanmoedigt om te doen. De overgang naar een nieuwe 3PL kan een kans zijn om zwakke oplossingen van de vorige 3PL in te ruilen voor sterkere oplossingen die beter bij het bedrijf passen. In de vijftien transities die ICS heeft begeleid, hebben we altijd verbeterpunten voor onze klanten kunnen identificeren. Tijdens een recente overgang was ICS in staat om de financiële activiteiten van een klant aanzienlijk te vereenvoudigen, vier kostenplaatsen terug te brengen tot twee, en een voorheen niet-gereguleerd retourproces te stroomlijnen, waardoor de fabrikant slechts 8 maanden na de overgang $ 2,4 miljoen kon besparen. In een ander voorbeeld was ICS in staat om aangepaste rapportage op hoog niveau te leveren die de fabrikant niet kon krijgen van zijn vorige 3PL, wat het bedrijf uiteindelijk hielp bij het evalueren van het verlies van programma's die niet werden beheerd om te contracteren. De financiële controle die ICS aan de klant kon teruggeven, had een onmiddellijk positief effect op de cashflow van de fabrikant, waardoor het saldo van achterstallige debiteuren met twee procent daalde.