Overgang til 3PL-partnere

Beslutningen om å outsource lager, logistikk, transport og ordre-til-kontanter-håndtering er i seg selv ikke lett for mange farmasøytiske produsenter. Men prosessen med å velge riktig tredjepartslogistikkpartner (3PL) for å hjelpe til med å administrere all denne innsatsen kan være enda mer krevende. Prosedyren for å grundig undersøke en 3PL-partner tar vanligvis seks til åtte måneder og krever en betydelig investering av tid og energi fra interne ressurser.

Etter all omfattende forskning, møter og intense diskusjoner, identifiserer nesten alle produsenter riktig 3PL for selskapet – på det tidspunktet. Men tidene endrer seg, og bringer vekst, nye produkter og komplekse forskrifter. For mange altfor raskt blir det som en gang var den rette 3PL 3PL som ikke har plass, kapasitet, evner eller teknologier. Dessverre, når serviceproblemer blir tydelige og behovet for overgang uunngåelig, begynner mange produsenter å stille spørsmål ved deres evne til å velge en langsiktig partner. I stedet kan de vurdere å tenke på de fire spørsmålene nedenfor – svarene som kan inneholde nøklene til å sikre at den neste 3PL-partneren har en mer permanent stilling.

For eksempel, i 2016 investerte ICS over 20 millioner dollar i infrastrukturforbedringer, økte lagringskapasiteten, oppgradere IT for å øke effektiviteten og implementere kvalitetsstyringsprogramvare for å redusere risikoen for kundene. ICS endret også prosessen for å gjøre det enklere for produsenter å sende produkter til sine nasjonale distribusjonssentre. Det er denne forpliktelsen til alltid å forbedre seg, til kontinuerlig å legge til tjenester til kjernetilbudene som gjør det mulig for en 3PL å holde seg i forkant av bransjetrender og i forkant av kundenes behov. Kanskje bedriften din ikke trenger den temperaturkontrollerte plassen som tilbys. Kanskje det holder sin økonomiske drift internt. Men hva om den trenger dem senere? Den rette 3PL forbereder seg i dag for selskapet du kanskje driver om mange år.

Hva er forskjellen mellom en lansering og en overgang?

Det korteste svaret: Ganske mye. Som du kanskje forestiller deg, kan det være vanskelig å overføre eierskap til distribusjon mens disse produktene er i overgang. Din 3PL bør ikke bare vite dette, de bør kunne sikkerhetskopiere svarene sine med lang erfaring. På tidspunktet for denne artikkelens publisering hadde ICS vellykket overført femten kunder fra konkurrentene 3PL-er. Disse erfaringene bidro til å danne grunnlag for en samarbeidsprosess med kundene våre, og svarene brukes til å lage en nøyaktig overgangsveiledning designet for å hindre eventuelle forstyrrelser i driften. Dette krever å tenke gjennom en rekke hvis/så-scenarier som: Hvis den nåværende 3PL kompromitterer tidslinjen, hva kan fremskyndes for å forkorte tidsrammer og/eller overgang i faser? Hvis varelageret ikke er rent, hvordan håndteres avstemmingen? Hvis varselet ikke går ut i tide, hvordan sikrer vi at kundene bytter bestillings- og betalingsprosesser? Selvfølgelig er det fortsatt noen scenarier skjult for selv de mest erfarne 3PL-ene. I ett tilfelle ble ICS tilkalt for å hjelpe til med å overføre en produsent fra en 3PL de for øyeblikket var midt i overgangen til. Kontraktsforhandlingene hadde ikke gått som forventet, og kvalitetsrevisjonen hadde reist en rekke røde flagg. Vår skarpe forståelse av forskjellen mellom å lansere og overføre kunder gjorde det mulig for ICS å gå inn midt i en implementering og, på halvparten av tiden det normalt ville ta, overføre kunden jevnt uten forstyrrelser i driften.

Når er planen?

Å forstå spørsmålene som skal stilles og de påfølgende handlingene som skal iverksettes er bare halve kampen for å planlegge en vellykket overgang. Det er å identifisere når disse handlingene bør iverksettes som kan gjøre eller ødelegge en strategi. For eksempel når du skal sende varsler til kunder, når du skal bytte bestilling og betaling eller når den tidligere IT-løsningen kan deaktiveres. Alle disse tidssensitive oppgavene bidrar til å svare på det ultimate spørsmålet: Når kan vi være klare til overgang? Og selv om hver overgang er unik, tillater den store detaljdybden som kreves i planleggingsfasen – for ikke å nevne de mange variablene – en viss standardisering. ICS starter med en transaksjonsprosjektplan som er delt inn etter programsegmenter som kundeservice, distribusjon, kundefordringer og tilbakeføringer. Innenfor hvert segment er det oppfordringer til å adressere alle behov, mulige utfordringer og oppgavene som er nødvendige for å sikre et ideelt resultat.

Hvor kan vi få mer verdi?

I mylderet av bekymringer og oppgaver som bytte av 3PL-leverandør kan kreve, kan det være vanskelig for produsenter å tenke på noe annet enn å fikse det som er ødelagt og sikre en sømløs overgang. Men det er akkurat det ICS oppfordrer sine kunder til å gjøre. Overgangen til en ny 3PL kan være en mulighet til å bytte svake løsninger etablert av forrige 3PL mot sterkere løsninger som passer bedre til selskapet. I de femten overgangene ICS har klart, har vi alltid vært i stand til å identifisere områder å forbedre for våre kunder. I løpet av en nylig overgang var ICS i stand til å forenkle en kundes økonomiske drift betydelig, redusere fire kostnadssentre til to, samt strømlinjeforme en tidligere uregulert returprosess, slik at produsenten kunne spare 2.4 millioner dollar bare 8 måneder etter overgangen. I et annet eksempel var ICS i stand til å gi tilpasset rapportering på høyt nivå som produsenten ikke klarte å få fra sin forrige 3PL, noe som til slutt hjalp selskapet med å evaluere tap fra programmer som ikke ble administrert til å trekke seg sammen. Den økonomiske kontrollen ICS var i stand til å gi tilbake til kunden hadde en umiddelbar positiv innvirkning på produsentens kontantstrøm, og reduserte forfalte kundefordringer med to prosent.