Transición de socios 3PL
La decisión de externalizar el almacenamiento, la logística, el transporte y la gestión del pedido al cobro no es en sí misma fácil para muchos fabricantes farmacéuticos. Pero el proceso de seleccionar el socio logístico externo (3PL) adecuado para ayudar a gestionar todos esos esfuerzos puede ser aún más agotador. El procedimiento para examinar a fondo a un socio 3PL suele durar entre seis y ocho meses y requiere una importante inversión de tiempo y energía de los recursos internos.
Después de toda la extensa investigación, reuniones e intensas discusiones, casi todos los fabricantes identifican el 3PL adecuado para la empresa, en ese momento. Pero los tiempos cambian, trayendo crecimiento, nuevos productos y regulaciones complejas. Para muchos, demasiado rápido, lo que alguna vez fue el 3PL correcto se convierte en el 3PL que no tiene el espacio, la capacidad, las capacidades o las tecnologías. Desafortunadamente, cuando los problemas de servicio se hacen evidentes y la necesidad de hacer la transición es inevitable, muchos fabricantes comienzan a cuestionar su capacidad para elegir un socio a largo plazo. En su lugar, podrían considerar reflexionar sobre las cuatro preguntas siguientes, cuyas respuestas pueden ser las claves para garantizar que el próximo socio 3PL ocupe un puesto más permanente.
¿Cómo hemos llegado hasta ahí?
La globalización y el creciente número de fusiones y adquisiciones pueden cambiar drásticamente la estructura y el tamaño de la distribución, añadiendo terapias farmacológicas complejas y enturbiando las cuentas por cobrar. Si bien puede ser difícil para los fabricantes de medicamentos predecir cómo podría crecer o evolucionar la empresa, no es difícil predecir si un 3PL podrá mantenerse al día.
Ya sea que sea necesario en el momento de la evaluación inicial o no, los fabricantes deben buscar un 3PL que ofrezca una amplia gama de servicios de soporte, desde informes y análisis detallados hasta servicios de distribución mejorados como Title Model. Igualmente importante para las opciones de servicio del 3PL es su inversión en la mejora continua de la calidad.
Por ejemplo, en 2016 ICS invirtió más de 20 millones de dólares en mejoras de infraestructura, aumento de la capacidad de almacenamiento, actualización de TI para impulsar la eficiencia e implementación de software de gestión de calidad para reducir el riesgo para los clientes. ICS también modificó su proceso para facilitar a los fabricantes el envío de productos a sus centros de distribución nacionales. Es este compromiso de mejorar siempre, de agregar continuamente servicios a sus ofertas principales lo que permite a un 3PL mantenerse a la vanguardia de las tendencias de la industria y a las necesidades de los clientes. Tal vez su empresa no necesite el espacio con temperatura controlada que se ofrece. Tal vez sea mantener sus operaciones financieras internas. Pero, ¿y si los necesita más adelante? El 3PL adecuado se está preparando hoy para la empresa que podría estar dirigiendo dentro de unos años.
¿Cuál es la diferencia entre un lanzamiento y una transición?
La respuesta más corta: Un rato largo. Como se puede imaginar, la transición de la propiedad de la distribución mientras esos productos están en transición puede ser complicada. Su 3PL no solo debe saber esto, sino que debe ser capaz de respaldar sus respuestas con una amplia experiencia. En el momento de la publicación de este artículo, ICS había realizado con éxito la transición de quince clientes de 3PL de la competencia. Esas experiencias ayudaron a informar un proceso de consulta colaborativo con nuestros clientes, cuyas respuestas se utilizan para crear una guía de transición exigente diseñada para frustrar cualquier posible interrupción de las operaciones. Esto requiere pensar en una serie de escenarios si/entonces, tales como: Si el 3PL actual compromete el cronograma, ¿qué se puede acelerar para acortar los plazos y/o la transición en fases? Si el inventario no está limpio, ¿cómo se gestionará la conciliación? Si la notificación no se envía a tiempo, ¿cómo nos aseguramos de que los clientes cambien los procesos de pedido y pago? Por supuesto, quedan algunos escenarios ocultos incluso para los 3PL más experimentados. En un caso, se llamó a ICS para que ayudara a un fabricante de un 3PL al que se encontraba en medio de la transición. Las negociaciones contractuales no han salido como se esperaba y la auditoría de calidad ha hecho saltar las alarmas. Nuestra aguda comprensión de la diferencia entre el lanzamiento y la transición de clientes permitió a ICS entrar en medio de una implementación y, en la mitad del tiempo que normalmente tomaría, realizar una transición sin problemas del cliente sin interrupciones en sus operaciones.
¿Cuándo es el plan?
Comprender las preguntas que hay que hacer y las acciones posteriores que hay que tomar son solo la mitad de la batalla para planificar una transición exitosa. Se trata de identificar cuándo se deben tomar las acciones que pueden hacer o deshacer una estrategia. Por ejemplo, cuándo enviar notificaciones a los clientes, cuándo cambiar el pedido y el pago o cuándo se puede desactivar la solución informática anterior. Todas estas tareas urgentes ayudan a responder a la pregunta definitiva: ¿Cuándo podremos estar listos para la transición? Y si bien cada transición es única, la gran profundidad de detalles que se requiere en la fase de planificación, sin mencionar sus muchas variables, permite cierta estandarización. ICS comienza con un plan de proyecto de transacción desglosado por segmentos del programa, como servicio al cliente, distribución, cuentas por cobrar y contracargos. Dentro de cada segmento hay indicaciones para abordar todas las necesidades, posibles desafíos y las tareas necesarias para garantizar un resultado ideal.
¿Dónde podemos obtener más valor?
En la gran cantidad de preocupaciones y tareas que puede exigir cambiar de proveedor 3PL, puede ser difícil para los fabricantes pensar en algo más allá de arreglar lo que está roto y garantizar una transición sin problemas. Pero eso es justo lo que ICS anima a sus clientes a hacer. La transición a un nuevo 3PL puede ser una oportunidad para cambiar las soluciones débiles establecidas por el 3PL anterior por soluciones más sólidas que se adapten mejor a la empresa. En las quince transiciones que ICS ha gestionado, siempre hemos sido capaces de identificar áreas de mejora para nuestros clientes. Durante una transición reciente, ICS pudo simplificar significativamente las operaciones financieras de un cliente, reduciendo cuatro centros de costos a dos, así como optimizar un proceso de devoluciones que antes no estaba regulado, lo que permitió al fabricante ahorrar $2.4 millones solo 8 meses después de la transición. En otro ejemplo, ICS pudo proporcionar informes personalizados de alto nivel que el fabricante no pudo obtener de su 3PL anterior, lo que en última instancia ayudó a la empresa a evaluar las pérdidas de los programas que no se estaban gestionando para contratar. El control financiero que ICS pudo devolver al cliente tuvo un impacto positivo inmediato en el flujo de caja del fabricante, disminuyendo su saldo de cuentas por cobrar vencidas en un dos por ciento.
