Transition des partenaires de services logistiques de tiers (3PL)

La décision d’externaliser l’entreposage, la logistique, le transport et la gestion de la commande à l’encaissement n’est pas en soi facile pour de nombreux fabricants de produits pharmaceutiques. Mais le processus de sélection du bon partenaire logistique tiers (3PL) pour aider à gérer tous ces efforts peut être encore plus éprouvant. La procédure d’examen approfondi d’un partenaire 3PL prend généralement de six à huit mois et nécessite un investissement important de temps et d’énergie de la part des ressources internes.

Après toutes les recherches approfondies, les réunions et les discussions intenses, presque tous les fabricants identifient le bon 3PL pour l’entreprise – à ce moment-là. Mais les temps changent, apportant de la croissance, de nouveaux produits et des réglementations complexes. Pour beaucoup, trop rapidement, ce qui était autrefois le bon 3PL devient le 3PL qui n’a pas l’espace, la capacité, les capacités ou les technologies. Malheureusement, lorsque les problèmes de service deviennent évidents et que la nécessité d’une transition est inévitable, de nombreux fabricants commencent à remettre en question leur capacité à choisir un partenaire à long terme. Ils pourraient plutôt envisager de réfléchir aux quatre questions ci-dessous, dont les réponses pourraient être les clés pour s’assurer que le prochain associé de services logistiques de tiers (3PL) occupe un poste plus permanent.

Par exemple, en 2016, ICS a investi plus de 20 millions de dollars dans l’amélioration de l’infrastructure, l’augmentation de la capacité de stockage, la mise à niveau des TI pour accroître l’efficacité et la mise en œuvre de logiciels de gestion de la qualité pour réduire les risques pour les clients. ICS a également modifié son processus pour faciliter l’envoi de produits à ses centres de distribution nationaux. C’est cet engagement à toujours s’améliorer, à ajouter continuellement des services à ses offres de base, qui permet à un 3PL de rester à l’affût des tendances de l’industrie et des besoins des clients. Peut-être que votre entreprise n’a pas besoin de l’espace à température contrôlée offert. Peut-être qu’elle maintient ses opérations financières à l’interne. Mais que se passe-t-il s’il en a besoin plus tard ? Le bon fournisseur de services logistiques de tiers (3PL) se prépare aujourd’hui pour l’entreprise que vous dirigerez peut-être dans des années.

Quelle est la différence entre un lancement et une transition ?

La réponse la plus courte : Pas mal. Comme vous pouvez l’imaginer, il peut être difficile de transférer la propriété de la distribution alors que ces produits sont eux-mêmes en transition. Votre 3PL doit non seulement le savoir, mais il doit être en mesure d’étayer ses réponses avec une vaste expérience. Au moment de la publication de cet article, ICS avait réussi à transférer quinze clients de 3PL concurrents. Ces expériences ont contribué à éclairer un processus de recherche collaboratif avec nos clients, dont les réponses sont utilisées pour créer un guide de transition rigoureux conçu pour contrecarrer toute perturbation possible des opérations. Pour ce faire, il faut réfléchir à un certain nombre de scénarios tels que : Si le 3PL actuel compromet l’échéancier, que peut-on accélérer pour raccourcir les délais et/ou faire la transition par phases ? Si l’inventaire n’est pas propre, comment le rapprochement sera-t-il traité ? Si la notification n’est pas envoyée à temps, comment pouvons-nous nous assurer que les clients changent de processus de commande et de paiement ? Bien sûr, il reste certains scénarios cachés, même aux 3PL les plus expérimentés. Dans un cas, ICS a été appelé pour aider à faire la transition d’un fabricant d’un fournisseur de services logistiques de tiers (3PL) vers lequel il était actuellement en train de passer à la transition. Les négociations contractuelles ne s’étaient pas déroulées comme prévu et la vérification de la qualité avait soulevé un certain nombre de signaux d’alarme. Notre compréhension aiguë de la différence entre le lancement et la transition des clients a permis à ICS d’intervenir au milieu d’une mise en œuvre et, en deux fois moins de temps que cela prendrait normalement, d’effectuer une transition en douceur du client sans aucune perturbation de ses opérations.

Quand le plan est-il prévu ?

Comprendre les questions à poser et les mesures à prendre n’est que la moitié de la bataille pour planifier une transition réussie. Il s’agit de déterminer quand ces mesures doivent être prises qui peuvent faire ou défaire une stratégie. Par exemple, quand envoyer des notifications aux clients, quand changer de commande et de paiement ou quand la solution informatique précédente peut être désactivée. Toutes ces tâches urgentes aident à répondre à la question ultime : Quand pouvons-nous être prêts pour la transition ? Et bien que chaque transition soit unique, la profondeur des détails requis à l’étape de la planification – sans parler de ses nombreuses variables – permet une certaine normalisation. ICS commence par un plan de projet de transaction ventilé par segments de programme, comme le service à la clientèle, la distribution, les comptes débiteurs et les rétrofacturations. Dans chaque segment se trouvent des invites pour répondre à tous les besoins, défis possibles et tâches nécessaires pour assurer un résultat idéal.

Où pouvons-nous glaner plus de valeur ?

Dans la myriade de préoccupations et de tâches que peut exiger le changement de fournisseur de services logistiques de tiers (3PL), il peut être difficile pour les fabricants de penser à autre chose qu’à réparer ce qui est brisé et à assurer une transition en douceur. Mais c’est exactement ce qu’ICS encourage ses clients à faire. La transition vers un nouveau 3PL peut être l’occasion d’échanger des solutions faibles établies par le 3PL précédent contre des solutions plus solides qui conviennent mieux à l’entreprise. Au cours des quinze transitions qu’ICS a gérées, nous avons toujours été en mesure d’identifier les domaines à améliorer pour nos clients. Au cours d’une récente transition, ICS a été en mesure de simplifier considérablement les opérations financières d’un client, en réduisant quatre centres de coûts à deux, ainsi que de rationaliser un processus de retour auparavant non réglementé, permettant au fabricant d’économiser 2,4 millions de dollars seulement 8 mois après la transition. Dans un autre exemple, ICS a été en mesure de fournir des rapports personnalisés de haut niveau que le fabricant n’était pas en mesure d’obtenir de son précédent 3PL, ce qui a finalement aidé l’entreprise à évaluer les pertes liées à des programmes qui n’étaient pas gérés par contrat. Le contrôle financier qu’ICS a été en mesure de redonner au client a eu un impact positif immédiat sur les flux de trésorerie du fabricant, réduisant de deux pour cent son solde de comptes clients en souffrance.