Het TMF in 2025: Een jaar van reflectie en voorbereiding

Een hot topic is de volgende versie van het TMF Referentiemodel, versie 4. Laten we, voordat we daarop ingaan, het hebben over het referentiemodel in het algemeen en waarom het belangrijk is.

Roven: Welnu, het referentiemodel gaat terug naar het werk dat in 2009 is geïnitieerd door Karen Roy, Lisa Mulcahy en anderen, dat nu leeft onder de standaardeninstantie CDISC.^[1] Eenvoudig gezegd is het referentiemodel een enkele, uniforme interpretatie van de regelgeving en best practices met betrekking tot de inhoud van het TMF en wordt het beheerd door experts uit onze hele branche. Het belangrijkste doel is om elke studie en elke persoon die de TMF probeert te beheren, te ondersteunen.  Het bevat alle essentiële gegevens die nodig zijn om de uitvoering van een proef aan te tonen en de kwaliteit van de geproduceerde gegevens is in overeenstemming met de belangrijkste wettelijke vereisten.

Het is alweer een tijdje geleden dat we onze laatste grote recensie zagen met versie 3 die in 2015 werd uitgebracht, met enkele verdere verfijningen in 2018 (versie 3.1).^[2] In oktober van dit jaar kondigde CDISC op hun Amerikaanse uitwisselingsconferentie in Arizona zijn roadmap voor versie 4 ^[3] aan, wat gegarandeerd een grote verschuiving voor ons zal zijn.

Ik weet zeker dat een nieuwe versie na zoveel jaren welkom zal zijn. Wat verwacht je dat er in 2025 zal gebeuren met updates?

Roven: Ten eerste is het belangrijk op te merken dat versie 4 pas in 2027 wordt uitgebracht, maar dat betekent niet dat we allemaal stil zullen staan en wachten. In 2025 zal de subgroep TMF-standaarden gaan onderzoeken hoe versie 4 eruit zal zien en de teams samenbrengen die zullen helpen bij het samenstellen van de volgende versie. Het wordt ook het begin van de nieuwe verschuiving met een nieuwe persoon die het stokje overneemt van Karen Roy als voorzitter van de TMF Reference Model-stuurgroep.

Het team in Arizona van de CDISC Interchange deelde mee dat het nieuwe handvest voor het referentiemodel nu klaar is en dat teams kijken naar het herzien van de zones, dat anderen zullen kijken naar gestandaardiseerde subartefacten (die, spoiler alert, vereisten zullen zijn in v4), evenals beoordelingen van gestandaardiseerde indexering, operationele metadata en gecontroleerde terminologie.

De zonecommissies, de commissie Investigator Site File (ISF) en de metadatacommissie werken al langer op de achtergrond en gaan in 2025 nauwer samenwerken.

Zie je in 2025 meer een verschuiving naar digitalisering met het TMF?

Roven: Er zullen ongetwijfeld een paar dingen in de toekomst komen en mensen zullen waarschijnlijk wat meer gaan experimenteren met het grote datamodel, maar wat ons als industrie altijd zal tegenhouden, is het feit dat om echt te profiteren van deze grote taalmodellen - die nu een rage zijn - we meer moeten samenwerken. De uitdaging is zowel de fenomenale hoeveelheid gegevens die nodig is als het feit dat we een zeer geïsoleerde industrie zijn. Voeg daarbij het feit dat we ook een zeer risicomijdende industrie zijn en dat het steeds moeilijker wordt om van sommige van deze dingen te profiteren.

Bedrijven maken zich zorgen over het overschrijden van regelgevende barrières, reputatieschade, verlies van gegevens en informatie die bij concurrenten terechtkomt. Er zijn zeker vooruitstrevende denkers in de branche, maar vaak zijn dat bedrijven die geen toegang hebben tot het dataniveau om de industrie naar die volgende stap in digitalisering van de TMF te brengen.

Wat ik verwacht dat we zullen zien gebeuren, is dat kleinere groepen, met name uit andere industrieën, binnenkomen en de disruptors zijn. Zij zijn degenen die de status-quo zullen uitdagen. Zodra dat gebeurt, springt elk bedrijf aan boord. Kijk maar naar cloudgebaseerde systemen. We weten allemaal dat mensen zich op hun gemak voelden om naar die knipperende lichten in een serverrack te kunnen kijken.

Wat is uw belangrijkste advies voor bedrijven met betrekking tot het voorbereiden van de komende veranderingen in 2025?

Rob: Ik denk dat 2025 het jaar wordt waar we allemaal op terugkijken en beseffen dat dit het begin was van de grote verschuiving. Dus, mijn advies, houd je oren op de grond, want wat er in 2025 gebeurt, zal heel veelzeggend zijn over waar we uiteindelijk terechtkomen. Het zal het jaar zijn waarin het werk van de comités voor referentiemodellen echt van start gaat. Regelgevers zullen wijzigingen in hun documentatie bekijken zodra ICH 6(R3) live gaat met de definitieve richtlijnen^[4], dus bedrijven moeten zich daarvan bewust zijn. ICH E6 (R3) is een volledige herschrijving en gaat verder met ICH E8 en brengt nieuwe normen en nieuwe manieren om proeven^[5] te benaderen.

Het gevaar bestaat dat je zelfgenoegzaam wordt en ervan uitgaat dat, omdat er in 2025 geen grote aankondigingen komen, je achterover kunt leunen en ontspannen. Bedrijven willen niet op het verkeerde been worden gezet, dus bereid je eigen TMF-processen voor en bekijk wat er de afgelopen jaren is gebeurd.

Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de huidige regelgeving, dat u op de hoogte bent van eventuele ontwerpregelgeving en dat u uw verantwoordelijkheden begrijpt. ICH 6(R3) spreekt bijvoorbeeld over de noodzaak om volledig overzicht te hebben over uw TMF. Bedrijven besteden vaak uit aan contractonderzoeksorganisaties (CRO's) en zien de TMF pas als deze aan hen is overgedragen. Daar kom je niet meer mee weg. Zorg ervoor dat u contact heeft met uw CRO en dat u echt toegang heeft tot de gegevens.

Een paar andere overwegingen zijn dat 2025 de volledige overgang markeert naar het Clinical Trials Information System (CTIS),^[6] dus zorg ervoor dat documenten die in het TMF moeten worden ingediend, zich op geschikte locaties bevinden, want op dit moment heeft het referentiemodel geen specifiek gedefinieerd gebied voor CTIS-records. Er is ook de bewaartermijnvereiste waarbij zowel sponsors als onderzoekers de inhoud van de klinische TMF gedurende ten minste 25 jaar na het einde van een studie^[7] moeten archiveren. Dat roept vragen op over hoe je die data gaat opslaan, vooral data die afkomstig is van je CRO. Je kunt dat niet 25 jaar op een dvd of USB-stick bewaren, dus heb je een onfeilbare manier overwogen om die gegevens zo lang te beschermen en op te slaan?

Het andere ding om over na te denken is, aangezien we steeds meer technologie gebruiken, ook voor hoe we verbinding maken, wat is dan de impact van de gegevens die we vastleggen? Denk bijvoorbeeld aan Teams-vergaderingen. Moet u chatlogboeken bijhouden van uw Teams-vergaderingen? Ik denk dat we met gezond verstand beslissingen moeten nemen over dat soort gegevens. Behandel het een beetje als die waterkoelergesprekken die we hadden toen we allemaal op kantoor werkten. We hebben ze toch niet opgenomen en geüpload? Nee, we gingen terug naar ons bureau en stuurden die ideeën na de discussie in een e-mail en die werden vervolgens in de TMF geplaatst.

Kunt u, een beetje provocerend, één toekomstgerichte stap aanbieden die bedrijven in 2025 zouden moeten nemen?

Roven: Om eerlijk te zijn, en in gedachten te houden dat ik de productmanager ben voor een eTMF-oplossing, zie ik niet in hoe het mogelijk zal zijn om nog langer compliant te zijn met een papieren TMF. Als we kijken naar vereisten als onderdeel van ICH 6(R3) en alle vereisten binnen de Clinical Trial Regulation (CTR), verplicht gebruik van CTIS, toezicht, rapportage, enz. - alles is nu elektronisch. Als je daar versie 4 van het TMF-referentiemodel aan toevoegt rond gestandaardiseerde structuren, metadata, digitale gegevens enzovoort, zie ik niet in hoe een papieren TMF compliant zal zijn. Daar zal weerstand op zijn.

Bedrijven maken zich zorgen over de kosten en elk nieuw systeem is iets nieuws om voor te betalen en te onderhouden. Maar de vraag die bedrijven moeten stellen is: kunnen ze over een paar jaar voor een inspecteur staan, ze in de ogen kijken en zeggen "we voldoen aan alle vereisten" als je nog steeds een papieren TMF hebt? Ik zie gewoon niet in hoe je dat kunt.
 

 

1. Trial Master File Reference Model, CDISC. https://www.cdisc.org/standards/trial-master-file-reference-model
2. Trial Master File Reference Model Discussion Forum, Resource Archive, CDISC. https://tmfrefmodel.com/resources-archive
3. 2024 CDISC + TMF US Interchange Program, 23-24 oktober 2024. https://www.cdisc.org/events/interchange/2024-cdisc-tmf-us-interchange/program
4. ICH geharmoniseerde richtlijn, Good Clinical Practice (GCP) E6(R3). https://database.ich.org/sites/default/files/ICH_E6%28R3%29_DraftGuideline_2023_0519.pdf
5. Internationale Raad voor de harmonisatie van de technische voorschriften voor geneesmiddelen voor menselijk gebruik, ICH. https://database.ich.org/sites/default/files/E8-R1_Guideline_Step4_2021_1006.pdf
6. Informatiedag van het EMA Clinical Trial Information System (CTIS), DIA, oktober 2024. https://www.diaglobal.org/en/ema/conference-listing/2024/10/ema-clinical-trial-information-system-ctis-information-day
7. Leidraad voor de inhoud, het beheer en de archivering van het basisdossier van de klinische studie, EMA, december 2018. https://www.ema.europa.eu/en/documents/scientific-guideline/guideline-content-management-and-archiving-clinical-trial-master-file-paper-andor-electronic_en.pdf

Disclaimer: Deze blog is bedoeld om de capaciteiten van PharmaLex te communiceren, die worden ondersteund door de expertise van de auteur. PharmaLex US Corporation en haar moederbedrijf, Cencora, Inc., raden lezers echter ten zeerste aan om de referenties in dit artikel en alle beschikbare informatie met betrekking tot de hierin genoemde onderwerpen door te nemen en te vertrouwen op hun eigen ervaring en expertise bij het nemen van beslissingen met betrekking tot deze onderwerpen, aangezien het artikel bepaalde marketingverklaringen kan bevatten en geen juridisch advies vormt.