Übergang von 3PL-Partnern

Die Entscheidung, Lagerhaltung, Logistik, Transport und Order-to-Cash-Management auszulagern, ist für viele Pharmahersteller an sich nicht einfach. Aber der Prozess der Auswahl des richtigen externen Logistikpartners (3PL), der all diese Bemühungen unterstützt, kann noch anstrengender sein. Das Verfahren zur gründlichen Überprüfung eines 3PL-Partners dauert in der Regel sechs bis acht Monate und erfordert einen erheblichen Zeit- und Energieaufwand für interne Ressourcen.

Nach all den umfangreichen Recherchen, Meetings und intensiven Diskussionen identifizieren fast alle Hersteller den richtigen 3PL für das Unternehmen – zu diesem Zeitpunkt. Aber die Zeiten ändern sich und bringen Wachstum, neue Produkte und komplexe Vorschriften. Für viele wird viel zu schnell das, was einst der richtige 3PL war, zum 3PL, der nicht über den Platz, die Kapazität, die Fähigkeiten oder die Technologien verfügt. Wenn Serviceprobleme offensichtlich werden und die Notwendigkeit eines Übergangs unvermeidlich ist, beginnen viele Hersteller leider, ihre Fähigkeit in Frage zu stellen, einen langfristigen Partner zu wählen. Stattdessen könnten sie in Betracht ziehen, über die folgenden vier Fragen nachzudenken – deren Antworten möglicherweise der Schlüssel sind, um sicherzustellen, dass der nächste 3PL-Partner eine dauerhaftere Position innehat.

Im Jahr 2016 investierte ICS beispielsweise über 20 Millionen US-Dollar in Infrastrukturverbesserungen, die Erhöhung der Speicherkapazität, die Aufrüstung der IT zur Steigerung der Effizienz und die Implementierung von Qualitätsmanagement-Software, um das Risiko für Kunden zu reduzieren. ICS änderte auch seinen Prozess, um es den Herstellern zu erleichtern, Produkte an seine nationalen Vertriebszentren zu senden. Es ist dieses Engagement, sich ständig zu verbessern und kontinuierlich Dienstleistungen zu seinem Kernangebot hinzuzufügen, das es einem 3PL ermöglicht, den Branchentrends und den Bedürfnissen der Kunden voraus zu sein. Vielleicht benötigt Ihr Unternehmen den angebotenen temperaturgeführten Raum nicht. Vielleicht hält es seine Finanzgeschäfte im eigenen Haus. Aber was ist, wenn es sie später braucht? Der richtige 3PL bereitet sich heute auf das Unternehmen vor, das Sie vielleicht in Jahren leiten werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Markteinführung und einem Übergang?

Die kürzeste Antwort: Recht viel. Wie Sie sich vorstellen können, kann es schwierig sein, das Eigentum am Vertrieb zu übertragen, während sich diese Produkte selbst im Übergang befinden. Ihr 3PL sollte dies nicht nur wissen, sondern auch in der Lage sein, seine Antworten mit umfassender Erfahrung zu untermauern. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels hatte ICS fünfzehn Kunden erfolgreich von konkurrierenden 3PLs umgestellt. Diese Erfahrungen halfen dabei, einen kollaborativen Abfrageprozess mit unseren Kunden zu entwickeln, dessen Antworten verwendet werden, um einen anspruchsvollen Übergangsleitfaden zu erstellen, der mögliche Betriebsunterbrechungen verhindern soll. Dies erfordert das Durchdenken einer Reihe von Wenn/Dann-Szenarien, wie zum Beispiel: Wenn der derzeitige 3PL den Zeitplan beeinträchtigt, was kann beschleunigt werden, um den Zeitrahmen zu verkürzen und/oder den Übergang in Phasen zu vollziehen? Wenn der Bestand nicht sauber ist, wie wird der Abgleich gehandhabt? Wenn die Benachrichtigung nicht rechtzeitig erfolgt, wie stellen wir sicher, dass Kunden den Bestell- und Zahlungsprozess ändern? Natürlich gibt es einige Szenarien, die selbst den erfahrensten 3PLs verborgen bleiben. In einem Fall wurde ICS hinzugezogen, um einen Hersteller bei der Umstellung von einem 3PL zu unterstützen, den er gerade umstellte. Die Vertragsverhandlungen waren nicht wie erwartet verlaufen und das Qualitätsaudit hatte eine Reihe von Warnsignalen ausgelöst. Unser ausgeprägtes Verständnis des Unterschieds zwischen der Einführung und der Umstellung von Kunden ermöglichte es ICS, in die Mitte einer Implementierung einzusteigen und in der Hälfte der Zeit, die normalerweise dauern würde, den Kunden reibungslos und ohne Unterbrechung seines Betriebs zu überführen.

Wann ist der Plan?

Das Verständnis der zu stellenden Fragen und der daraus resultierenden Maßnahmen ist nur die halbe Miete bei der Planung eines erfolgreichen Übergangs. Es geht darum, herauszufinden, wann die Maßnahmen ergriffen werden sollten, die über Erfolg oder Misserfolg einer Strategie entscheiden können. Zum Beispiel, wann Benachrichtigungen an Kunden gesendet werden, wann Bestellung und Zahlung umgestellt werden sollen oder wann die bisherige IT-Lösung deaktiviert werden kann. All diese zeitkritischen Aufgaben helfen bei der Beantwortung der ultimativen Frage: Wann können wir für den Übergang bereit sein? Und obwohl jeder Übergang einzigartig ist, ermöglicht die schiere Detailtiefe, die in der Planungsphase erforderlich ist – ganz zu schweigen von den vielen Variablen – eine gewisse Standardisierung. ICS beginnt mit einem Transaktionsprojektplan, der nach Programmsegmenten wie Kundenservice, Vertrieb, Forderungen und Rückbuchungen unterteilt ist. Innerhalb jedes Segments gibt es Aufforderungen, um alle Bedürfnisse, möglichen Herausforderungen und die Aufgaben zu erfüllen, die erforderlich sind, um ein ideales Ergebnis zu gewährleisten.

Wo können wir mehr Wert schöpfen?

Bei den unzähligen Bedenken und Aufgaben, die ein Wechsel des 3PL-Anbieters mit sich bringen kann, kann es für Hersteller schwierig sein, an etwas anderes zu denken, als an die Behebung von Fehlern und die Gewährleistung eines nahtlosen Übergangs. Aber genau das ist es, wozu ICS seine Kunden ermutigt. Der Übergang zu einem neuen 3PL kann eine Gelegenheit sein, schwache Lösungen des vorherigen 3PL gegen stärkere Lösungen einzutauschen, die besser zum Unternehmen passen. In den fünfzehn Übergängen, die ICS geschafft hat, konnten wir immer Bereiche identifizieren, in denen wir uns für unsere Kunden verbessern konnten. Während einer kürzlichen Umstellung konnte ICS die Finanzabläufe eines Kunden erheblich vereinfachen, indem vier Kostenstellen auf zwei reduziert wurden, sowie einen zuvor unregulierten Retourenprozess rationalisieren, sodass der Hersteller nur 8 Monate nach der Umstellung 2,4 Millionen US-Dollar einsparen konnte. In einem anderen Beispiel war ICS in der Lage, kundenspezifische Berichte auf hoher Ebene bereitzustellen, die der Hersteller von seinem vorherigen 3PL nicht erhalten konnte, was dem Unternehmen letztendlich half, den Verlust aus Programmen zu bewerten, die nicht vertraglich vereinbart wurden. Die Finanzkontrolle, die ICS dem Kunden zurückgeben konnte, wirkte sich sofort positiv auf den Cashflow des Herstellers aus und verringerte den überfälligen Forderungssaldo um zwei Prozent.