Hoe een Alloga-app LEO Pharma hielp om wijzigingen in de wetgeving rond sampling aan te pakken
LEO Pharma UK streeft er altijd naar om het voortouw te nemen bij het opzetten van programma's voor patiëntenondersteuning en gezamenlijke werkinitiatieven in hun vakgebieden. LEO voert ook wereldwijd klinische studies uit in opdracht van de LEO Pharma-groep. LEO Pharma UK investeert zwaar in onderzoek en ontwikkeling en het bevorderen van zorg voor mensen die dit het meest nodig hebben.
Context en marktsituatie
Als gevolg van wetswijzigingen mogen vertegenwoordigers niet langer zelf monsters naar ziekenhuizen brengen, producten moeten worden gedistribueerd via een volledig gecontroleerde en geregistreerde toeleveringsketen om te garanderen dat het productmonster op geen enkele manier besmet is. LEO Pharma had al een oplossing met een alternatieve dienstverlener, maar met de aanstaande lancering van Enstilar® (een receptgeneesmiddel dat op de huid wordt gebruikt om plaque psoriasis te behandelen) was LEO Pharma bezorgd dat hun huidige leverancier deze lancering niet effectief zou kunnen afhandelen en ervoor zou zorgen dat er geen compromissen zouden worden gesloten met betrekking tot kwaliteitscontroles en naleving van de wetgeving rond productmonsters. Alloga UK bood maar al te graag een oplossing die aan alle eisen van LEO kon voldoen.
Belangrijkste doelstellingen voor Leo Pharma en Alloga
- Zorg ervoor dat de productlanceringsmonsters volledig voldoen aan de MHRA-wetgeving
- Zorg voor een methode die gemakkelijk te gebruiken is voor de herhalingen en niet te veel tijd in beslag neemt
- Vertegenwoordigers zijn volledig getraind en vertrouwd met het gebruik van de Alloga UK Sampling App
- Alle juiste kwaliteitscontroles zijn aanwezig om de monsterleveringen af te handelen en leveringsproblemen te voorkomen.
De belangrijkste prioriteit en waarde van LEO Pharma lag in de toegenomen controle die nu wordt toegepast door volledige traceerbaarheid van batches en het aantal bestellingen dat door elke vertegenwoordiger wordt aangenomen en aan welk ziekenhuis of apotheek enz. Ze wilden er zeker van zijn dat er geen kwaliteitsproblemen in de weg stonden van hun 'Enstilar'-productlancering en waren blij toen Alloga UK niet alleen het leven van vertegenwoordigers gemakkelijker maakte, maar ook een gelikte supply chain-oplossing creëerde voor nieuwe productmonsters voor ziekenhuizen en klinieken in het VK.
Aanpak en activiteiten
Alloga UK ontwikkelde de Sampling App op tijd om de productlancering van LEO Pharma te ondersteunen. De Sampling App werd opgezet met daarin alle volgende informatie: Gebruikers, regio's, regiomanagers, gebruikers van gespecificeerde administratie, zorginstellingen waaraan wordt geleverd, productinformatie en het logo van LEO Pharma om de app te personaliseren. Al deze informatie kan vervolgens via de app door de vertegenwoordiger worden getoond tijdens elk bezoek aan een zorgverlener (HCP), waardoor veel papieren documentatie wordt vermeden. De app biedt de vertegenwoordigers een vereenvoudigde methode om monsterbestellingen op te nemen, zodat de juiste gegevens snel van de zorgverlener worden vastgelegd en de snelheid van het voltooien van bestellingen wordt verhoogd. Deze oplossing zorgde er ook voor dat de kwaliteitsafdeling van LEO Pharma in de wetenschap was dat alle productmonsters correct werden verwerkt, terwijl ze via het partnerportaal van Alloga VK toegang hadden tot alle bestel- of leveringsinformatie wanneer ze die nodig hadden.
Gedurende het hele proces heeft LEO Pharma aangegeven dat het belangrijk is dat hun vertegenwoordigers zich op hun gemak voelen bij het gebruik van de Sampling App, we hebben dit belang erkend en de trainingsstappen geïmplementeerd. Ons IT-team heeft elke regionale vertegenwoordiger ontmoet om hen te trainen in het gebruik van de app en hen de informatie te geven om hun regionale teams te trainen en te ondersteunen. Deze aanpak werkte buitengewoon goed en de vertegenwoordigingsteams van LEO Pharma gingen de productlancering in met volledig vertrouwen in de Sampling-app.
App-functies ontwikkeld
- Bestellen: Legt geautoriseerde monsterorders vast
- Levering: Voorbeeldbestellingen worden geleverd volgens de GDP-richtlijnen
- Draagbaarheid: Toegankelijkheidsformulier smartphones en tablets
- Garantie: Alleen geregistreerde instellingen kunnen monsters bestellen
- Beheersen: Beheerdersrollen kunnen de uitgaven van verkopers beheren
- Efficiëntie: Vertegenwoordigers worden elke keer dat ze een bestelling maken en bevestigen gevraagd wat hun resterende sample-uitgaven zijn
Hoe het werkt
7 stappen voor applicatiegebruik
- Toegang: Verkopers openen de app vanaf hun apparaat om bestaande bestellingen te bekijken of een nieuwe bestelling te plaatsen
- Bijzonderheden: De app vereist dat de gebruiker de instellingsgegevens invoert die het voorbeeld ontvangen
- Kiezen: De verkoper selecteert het benodigde product en bevestigt vervolgens de hoeveelheid en de app toont vervolgens de bestelwaarde en het resterende tegoed van de vertegenwoordiger
- Bevestigd: De bestelling wordt bevestigd met de zorgverlener (HCP) via een handtekening op glas
- Ontvangen: Zodra de bestelling is ontvangen, wordt deze ingevoerd in het magazijnbeheersysteem van Alloga VK en wordt de werkstroom van die dag om 16.00 uur afgesloten: Indien geplaatst vóór de datum van
- 4 uur cut-off: tijd die bestelling als een bestemming op het vasteland van het VK de volgende dag kan worden ontvangen
- Geleverd: De bestelling wordt geleverd volgens de vereiste temperatuurcontroles, waarbij het leveringspunt (POD) is ondertekend voor de leveringsbevestiging en een digitale afbeelding beschikbaar wordt gesteld
De resultaten
- Bespaar tijd en geld
Vertegenwoordigers hoeven geen tijdige papieren documenten en methoden te gebruiken voor bestellingen - Minder administratieve overhead
- Traceerbaarheid
Volledige systematische traceerbaarheid van batches - Efficiëntie: Maakt vertegenwoordigers efficiënter bij het bestellen van monsters
Kosteneffectieve - Beheerd en gecontroleerd
Voorbeelduitgaven - 56 verkopers die de app gebruiken
- 169 bestellingen geplaatst via de app in 7 maanden
- 169 medische orden
GMC/NMC-referenties - 132 leveringspunten ontvangen monsterbestellingen.
