Comment une application Alloga a aidé LEO Pharma à faire face aux changements législatifs concernant l’échantillonnage
LEO Pharma UK vise toujours à montrer la voie en établissant des programmes d’aide aux patients et des initiatives de travail conjointes dans leurs domaines de spécialité. LEO réalise également des études cliniques à l’échelle mondiale pour le compte du groupe LEO Pharma. LEO Pharma UK investit massivement dans la recherche et le développement et l’amélioration des soins pour les personnes qui en ont le plus besoin.
Contexte et situation du marché
En raison des changements de législation, les représentants ne sont plus autorisés à transporter librement des échantillons vers les hôpitaux eux-mêmes, les produits doivent être distribués via une chaîne d’approvisionnement entièrement contrôlée et enregistrée pour garantir que l’échantillon de produit n’a pas été contaminé de quelque manière que ce soit. LEO Pharma avait déjà mis en place une solution avec un fournisseur de services alternatif, mais avec le lancement prochain d’Enstilar® (un médicament sur ordonnance utilisé sur la peau pour traiter le psoriasis en plaques), LEO Pharma craignait que son fournisseur actuel ne soit pas en mesure de gérer ce lancement efficacement et de s’assurer qu’il n’y avait aucun compromis en ce qui concerne les contrôles de qualité et le respect de la législation entourant les échantillons de produits. Alloga UK n’était que trop heureux d’offrir une solution capable de répondre à toutes les exigences de LEO.
Des objectifs clés pour Leo Pharma et Alloga
- S’assurer que les échantillons de lancement de produit sont entièrement conformes à la législation MHRA
- Ayez une méthode facile à utiliser pour les répétitions et qui ne prend pas trop de temps
- Les représentants sont entièrement formés et à l’aise pour utiliser l’application Alloga UK Sampling
- Tous les contrôles qualité appropriés sont en place pour gérer les livraisons d’échantillons et éviter tout problème de livraison.
La principale priorité et valeur de LEO Pharma résidait dans le contrôle accru désormais appliqué grâce à une traçabilité complète des lots et au volume des commandes prises par chaque représentant et à quel hôpital ou pharmacie, etc. Ils voulaient s’assurer qu’aucun problème de qualité ne puisse entraver le lancement de leur produit « Enstilar » et ont été heureux lorsqu’Alloga UK a non seulement facilité la vie des représentants, mais a également créé une solution de chaîne d’approvisionnement astucieuse pour les échantillons de nouveaux produits destinés aux hôpitaux et cliniques à travers le Royaume-Uni.
Approche et activités
Alloga UK a développé l’application d’échantillonnage à temps pour soutenir le lancement du produit LEO Pharma. L’application d’échantillonnage contenant toutes les informations suivantes a été configurée : Utilisateurs, régions, directeurs régionaux, utilisateurs de l’administration spécifiée, établissements de santé livrés, informations sur les produits et logo de LEO Pharma pour personnaliser l’application. Toutes ces informations pourraient ensuite être affichées via l’application par le représentant lors de chaque visite avec un professionnel de santé (PS), évitant ainsi de nombreux documents papier. L’application fournit aux commerciaux une méthode simplifiée pour prendre des commandes d’échantillons, garantissant que les bonnes données sont rapidement capturées par le PS tout en augmentant la vitesse d’exécution des commandes. Cette solution a également permis au département qualité de LEO Pharma de savoir que tous les échantillons de produits étaient traités correctement et d’accéder à toutes les informations de commande ou de livraison au fur et à mesure des besoins via le portail des partenaires d’Alloga UK.
Tout au long du processus, LEO Pharma a exprimé l’importance que ses représentants se sentent à l’aise avec l’application d’échantillonnage, nous avons reconnu cette importance et avons mis en place les étapes de formation. Notre équipe informatique a rencontré chaque responsable commercial régional pour les former à l’utilisation de l’application et leur fournir les informations nécessaires pour former et soutenir leurs équipes régionales. Cette approche a extrêmement bien fonctionné et les équipes de représentants de LEO Pharma ont abordé le lancement du produit en toute confiance dans l’application d’échantillonnage.
Fonctionnalités de l’application développées
- Classement: Capture les commandes d’échantillons autorisées
- Livraison: Les commandes d’échantillons sont livrées conformément aux directives BPD
- Portabilité: Formulaire d’accessibilité pour smartphones et tablettes
- Garantie: Seules les institutions enregistrées peuvent commander des échantillons
- Contrôle: Les rôles d’administrateur peuvent contrôler les dépenses des représentants commerciaux
- Efficacité: Les commerciaux sont informés de leurs dépenses d’échantillon restantes chaque fois qu’ils créent et confirment une commande
Comment ça marche
7 étapes pour l’utilisation de l’application
- Accès: Les commerciaux accèdent à l’application depuis leur appareil pour consulter les commandes existantes ou en passer une nouvelle
- Détails: L’application demande à l’utilisateur d’insérer les détails de l’établissement recevant l’échantillon
- Sélectionnez: Le commercial sélectionne le produit nécessaire, puis confirme la quantité et l’application affiche alors la valeur de la commande et le crédit restant du représentant
- Confirmé: La commande est confirmée avec le professionnel de santé (PS) via une signature signée sur verre
- Reçu: Une fois la commande reçue, celle-ci est ensuite introduite dans le système de gestion de l’entrepôt d’Alloga UK et le flux de travail du jour à 16 heures : S’il est placé avant la date de ce jour-là
- Heure limite de 16 heures : heure limite de l’ordre si une destination continentale du Royaume-Uni peut être reçue le lendemain
- Livré: La commande est livrée après les contrôles de température requis avec un point de livraison (POD) signé pour confirmation de livraison et une image numérique mise à disposition
Les résultats
- Gagnez du temps et de l’argent
Les commerciaux évitent d’avoir à utiliser des documents et des méthodes papier en temps opportun pour les commandes - Réduction des frais administratifs
- Traçabilité
Traçabilité systématique complète des lots - Efficacité: Rend les commerciaux plus efficaces dans la commande d’échantillons
Rentable - Managé et contrôlé
Exemple de dépense - 56 commerciaux utilisant l’application
- 169 commandes passées via l’application en 7 mois
- 169 ordres médicinaux
Références GMC/NMC - 132 points de livraison recevant des commandes d’échantillons.
