Estrategias de la cadena de suministro de atención sanitaria: Enfoques únicos para la gestión de costos y la eficiencia operativa

Explorar enfoques únicos para la gestión de inventarios, la optimización de adquisiciones y la resiliencia de la cadena de suministro 

Por: Armond Green, Jefe de Desarrollo de Nuevos Negocios, Triose y Gerald Offei-Nkansah, Doctor en Farmacia, MBA, MS, Director sénior de Soluciones para Prácticas de Farmacia, Cencora

En todo el país, los sistemas de salud están lidiando con tensiones financieras causadas por problemas como el aumento de los costos laborales, la disminución de los reembolsos de Medicare y Medicaid y los desafíos operativos. Las cifras son aleccionadoras: los hospitales absorbieron $130 mil millones en pagos insuficientes de Medicare y Medicaid solo en 2023 1 y en 2024 los gastos hospitalarios totales crecieron un 5.1 %, superando significativamente la tasa de inflación general del 2.9 %². 

Entre los desafíos operativos, las ineficiencias ocultas de la cadena de suministro son un peligro oculto para los presupuestos de los sistemas de salud. A menudo pasan desapercibidos debido a la fragmentación de los procesos y a la falta de visibilidad de la entrega y el seguimiento del inventario en tiempo real, la prueba de entrega y las soluciones logísticas integradas en toda la cadena de suministro sanitario, lo que crea efectos en cascada como compras de emergencia a precios superiores, exceso o falta de existencias, inventario caducado y pérdida de ahorros. Esto incluye desafíos como el exceso de existencias de kits quirúrgicos, la asignación incorrecta de equipos médicos duraderos y la adquisición de emergencia de suministros médicos críticos. 

Al implementar estrategias de prevención sistemáticas, los líderes de los sistemas de salud pueden dejar de gestionar las adquisiciones a través de sistemas desconectados y tratar el inventario como un costo general necesario para capturar oportunidades de optimización estratégica en todo el ecosistema de su cadena de suministro. 

El seguimiento y la gestión del inventario a través del software de gestión de la cadena de suministro es más sólido gracias, en parte, al uso generalizado de los sistemas de planificación de recursos empresariales y los registros médicos electrónicos. La inteligencia artificial y la automatización han ayudado a aumentar el nivel y la sofisticación de la captura de datos digitales, lo que permite conocer tanto los suministros consumibles (por ejemplo, EPP) como los activos críticos (por ejemplo, dispositivos o equipos quirúrgicos). 

El análisis de estos datos para identificar tendencias y permitir la toma de decisiones proactivas ayuda a los sistemas de atención sanitaria a: 

• Predicción de la demanda 
• Optimice el inventario 
• Coordinar el transporte, la entrega y la distribución 
• Mitigar los riesgos

Este tipo de captura y análisis de datos se puede lograr a través de soluciones tecnológicas integradas que, a su vez, impulsan la eficiencia, la resiliencia y la información sobre la cadena de suministro de una organización. En la industria de la salud, esto puede incluir plataformas de envío integradas con el software de gestión de inventario de farmacias del sistema de salud; seguimiento en tiempo real para mejorar la visibilidad de los suministros médico-quirúrgicos en el sistema de salud; y comprobante de entrega para cumplir con los requisitos operativos y de cumplimiento. 

Por ejemplo, cuando UPS implementó su programa de aplazamiento rural en mayo de 2024, una iniciativa que experimenta con la realización de entregas menos frecuentes en áreas rurales designadas para aumentar la eficiencia de la entrega, creó importantes desafíos de entrega para una organización de atención médica especializada que administra suministros críticos a más de 400 instalaciones correccionales en 20+ estados con aproximadamente 70,000 envíos anuales. Cencora Triose ayudó a la farmacia dispensadora a inscribirse en el programa UPS Premier Gold, proporcionando capacidades avanzadas de seguimiento a través de sensores habilitados para RFID que permitieron a la empresa:

• Prediga el tiempo de entrega de medicamentos críticos con mayor precisión
• Identifique la ubicación exacta de los paquetes en los almacenes o en los camiones 
• Enviar servicios de mensajería de emergencia cuando se produzcan retrasos. 

Estas capacidades pueden beneficiar a los sistemas de salud que gestionan suministros críticos, ya sean medicamentos, dispositivos médicos o consumibles, al abordar de manera proactiva las interrupciones y la entrega oportuna.

Además de respaldar la logística de entrega, los datos integrados de la cadena de suministro son fundamentales para las organizaciones de atención médica que desarrollan centros de servicio consolidados (CSC) u operaciones de llenado central minorista. Al aprovechar los datos de compras, dispensación, desperdicios e inventario, los sistemas de salud pueden obtener una comprensión integral de sus procesos y operaciones actuales. Este enfoque basado en datos se puede utilizar para:

• Previsión de la demanda futura: Los datos se pueden aprovechar para estimar el crecimiento de los encuentros con los pacientes, las nuevas instalaciones (centros de atención) o las inversiones en nuevos proveedores que respaldarán líneas de servicio nuevas o ampliadas.
• Cree operaciones escalables: El objetivo es diseñar una operación en la que el sistema de salud pueda crecer sin requerir una inversión de capital adicional hasta el décimo año. 

Reducción del desperdicio a través de la visibilidad del inventario en toda la empresa 

Sin transparencia en el inventario de las empresas, los sistemas de salud son propensos a la "compra emocional". Se trata de adquisiciones impulsadas por la cantidad de confianza que la farmacia tiene en su capacidad para gestionar la escasez de un medicamento en particular, en caso de que se vea afectada. Este mismo problema puede ocurrir con los suministros quirúrgicos, donde la compra emocional conduce a un exceso de existencias de implantes o bandejas quirúrgicas, lo que resulta en un inventario desperdiciado y costos innecesarios. 

Por ejemplo, cuando los datos no guían este proceso y se replica en 10 hospitales de cuidados intensivos y 50 medicamentos, el costo de administrar un inventario inflado y el desperdicio asociado con no convertirlo adecuadamente, puede superar el impacto teórico de una escasez. 

Cuando se proporciona transparencia de inventario a nivel empresarial, se puede hacer un enfoque basado en datos para ajustar el tamaño de los niveles de inventario en beneficio de todo el sistema.  

Específicamente para la farmacia, la optimización del inventario y la estandarización de NDC son consistentemente los programas de mayor valor para los sistemas de salud que buscan nuevos CSC (beneficio anual de >5 millones). Esto no se puede lograr de manera efectiva sin los datos necesarios y la información de inventario. 

Si bien estas iniciativas son específicas para farmacias, los principios subyacentes de optimización y estandarización del inventario se aplican ampliamente en toda la cadena de suministro de atención médica.  

Por ejemplo, las cadenas de suministro médico-quirúrgicas pueden lograr eficiencias similares mediante la estandarización de kits y consumibles quirúrgicos o la optimización de los niveles de inventario a escala empresarial. Los CSC sirven como una plataforma para centralizar y optimizar las operaciones para todas las categorías de suministro, lo que permite a los sistemas de salud impulsar el ahorro de costos y la eficiencia operativa en toda la empresa.

Alianzas estratégicas y consolidación de recursos para la mitigación de riesgos  

• Aprovechamiento de las economías de escala al reunir múltiples líneas de servicio en una sola red de distribución
• Apoyar la distribución efectiva a todos los centros de atención 
• Requerir menos inversión en efectivo del sistema de salud en inventario excesivo 
• Creación de eficiencias operativas mejoradas y reducción de la mano de obra

La creación de valor a través de la automatización ayuda a crear eficiencias básicas dentro de una gran operación existente. Un sistema de salud con un CSC aprovecha la automatización y, al mismo tiempo, agiliza los procesos, conectando a los fabricantes y mayoristas con una farmacia hospitalaria, una farmacia minorista, un consultorio médico y clínicas ambulatorias. Un CSC permite a los sistemas sanitarios centralizar servicios como la compra de farmacias, la distribución de suministros quirúrgicos, el reabastecimiento de equipos médicos, el apoyo a la integridad de los ingresos y la gestión de la escasez en todas las categorías de productos. 

Una vez optimizadas estas operaciones fundamentales, los sistemas de salud pueden ampliar sus capacidades aprovechando las asociaciones estratégicas para abordar desafíos específicos, como la visibilidad de los envíos y la escasez de inventario. "Por ejemplo, un sistema de salud con un CSC puede agilizar la distribución de EPP y suministros quirúrgicos a todos los centros de atención, garantizando que los productos adecuados estén disponibles donde se necesiten y reduciendo al mismo tiempo el inventario redundante. 

Más allá de los centros de servicios consolidados, los sistemas de salud pueden desarrollar los siguientes recursos y asociaciones para abordar la escasez de medicamentos y mitigar los riesgos: 

• Asociaciones estratégicas con transportistas: La colaboración con un socio como Triose desbloquea el acceso a proveedores de logística como UPS Premier Gold para lograr una entrega confiable de equipos críticos, incluso en áreas rurales o durante interrupciones.
• Proveedores de tecnología: Asociarse con proveedores de tecnología para el seguimiento avanzado y el análisis predictivo puede ayudar a los sistemas de salud a anticipar la escasez y administrar el inventario de manera más efectiva. 
• Organizaciones de compras en grupo (GPO): El aprovechamiento de las GPO permite a los sistemas de salud negociar mejores precios y acceso a medicamentos escasos.
• Los proveedores de almacenamiento de la cadena de frío para medicamentos o productos médico-quirúrgicos sensibles a la temperatura (por ejemplo, productos biológicos o implantes de tejidos), las asociaciones con empresas de logística de la cadena de frío pueden garantizar condiciones adecuadas de almacenamiento y transporte.
• Apoyo consultivo de los expertos en la cadena de suministro de Cencora: Automatización y optimización del flujo de trabajo para maximizar la eficiencia en los espacios de farmacia, así como en las salas de inventario médico-quirúrgico, los departamentos de procesamiento estéril y las cadenas de suministro de quirófanos 

Los sistemas de salud también pueden beneficiarse de las herramientas de optimización de las adquisiciones para guiar los procesos de toma de decisiones de los compradores, reduciendo el riesgo de exceso de existencias o desabastecimiento. Otra pieza del rompecabezas es crear e implementar un programa de mitigación de la escasez ofrecido a través de mayoristas (por ejemplo, Sure Supply, consignación, almacenes virtuales dedicados) para proporcionar garantías adicionales contra las interrupciones. 

A medida que la cadena de suministro de atención sanitaria continúa evolucionando con nuevas tecnologías y procesos para mantenerse al día con los cambios normativos y los cambios en las prácticas de atención sanitaria, es esencial que los sistemas de salud elaboren estrategias proactivas para hacer frente a las presiones financieras, operativas y regulatorias.