El TMF en 2025: Un año de reflexión y preparación

Un tema candente de conversación es la próxima versión del Modelo de Referencia TMF, versión 4. Antes de entrar en eso, hablemos un poco sobre el Modelo de Referencia en general y por qué es importante.

Robar: Bueno, el Modelo de Referencia se remonta al trabajo iniciado por Karen Roy, Lisa Mulcahy y otros en 2009, que ahora vive bajo el organismo de estándares CDISC.^[1] En los términos más simples, el Modelo de Referencia es una interpretación única y unificada de las regulaciones y mejores prácticas con respecto al contenido del TMF y es administrado por expertos de toda nuestra industria. Su objetivo principal es apoyar a cada uno de los ensayos y a todas las personas que intentan gestionar el TMF.  Incluye todos los registros esenciales necesarios para demostrar que la realización de un ensayo y la calidad de los datos producidos está en línea con los requisitos reglamentarios básicos.

Ha pasado un tiempo desde que vimos nuestra última revisión importante con el lanzamiento de la versión 3 en 2015, con algunos refinamientos adicionales en 2018 (versión 3.1).^[2] En octubre de este año, en su conferencia de intercambio de EE. UU. en Arizona, CDISC anunció su hoja de ruta para la versión 4 ^[3], lo que garantiza un gran cambio para nosotros.

Estoy seguro de que una nueva versión será bienvenida después de tantos años. ¿Qué crees que pasará con las actualizaciones en 2025?

Robar: En primer lugar, es importante tener en cuenta que la versión 4 no se lanzará hasta 2027, pero eso no significa que todos nos quedemos quietos y esperemos. En 2025, el subgrupo de estándares de TMF comenzará a explorar cómo será la versión 4 y reunirá a los equipos que ayudarán a armar la próxima versión. También será el comienzo del nuevo cambio con una nueva persona que reemplazará a Karen Roy como presidenta del comité directivo del Modelo de Referencia de TMF.

El equipo en Arizona en el CDISC Interchange compartió que la nueva carta para el Modelo de Referencia ya está terminada y los equipos están buscando revisar las zonas, que otros buscarán sub-artefactos estandarizados (que, alerta de spoiler, serán requisitos en v4), así como revisiones de indexación estandarizada, metadatos operativos y terminología controlada.

Los comités de zona, el comité del Archivo del Sitio del Investigador (ISF) y el comité de metadatos han estado trabajando en segundo plano durante algún tiempo y colaborarán más estrechamente en 2025.

¿Ve un mayor cambio hacia la digitalización en 2025 con el TMF?

Robar: Sin duda, habrá algunas cosas en el futuro y la gente probablemente comenzará a experimentar un poco más con el modelo de datos grandes, pero lo que siempre nos frenará como industria es el hecho de que para aprovechar realmente estos grandes modelos de lenguaje, que están de moda en este momento, tendremos que ser más colaborativos. El desafío es tanto la cantidad fenomenal de datos requeridos como el hecho de que somos una industria muy aislada. Si a esto le añadimos el hecho de que también somos una industria muy reacia al riesgo, aprovechar algunas de estas cosas se vuelve cada vez más difícil.

A las empresas les preocupa cruzar las barreras regulatorias, dañar la reputación, perder datos y que la información llegue a los competidores. Definitivamente hay pensadores avanzados en la industria, pero a menudo se trata de empresas que no tienen acceso al nivel de datos para llevar a la industria al siguiente paso en la digitalización del TMF.

Lo que espero que suceda es que grupos más pequeños, particularmente de otras industrias, entren y sean los disruptores. Ellos son los que desafiarán el statu quo. Una vez que eso suceda, todas las empresas se subirán a bordo. Basta con mirar los sistemas basados en la nube. Todos sabemos que la gente se sentía cómoda al poder mirar esas luces parpadeantes en un rack de servidores.

¿Cuál es su principal consejo para las empresas con respecto a la preparación de los próximos cambios en 2025?

Rob:Creo que 2025 será el año en el que todos miremos hacia atrás y nos demos cuenta de que este fue el comienzo del gran cambio. Así que, mi consejo, mantén los oídos en el suelo, porque lo que suceda en 2025 va a ser muy revelador en cuanto a dónde terminaremos finalmente. Será el año en que realmente comience el trabajo de los comités modelo de referencia. Los reguladores van a echar un vistazo a los cambios en su documentación una vez que ICH 6 (R3) entre en vigor con las directrices^[4] finales, por lo que las empresas deben ser conscientes de ello. ICH E6 (R3) es una reescritura completa y continúa con ICH E8 aportando nuevos estándares y nuevas formas de abordar los ensayos[5].

Existe el peligro de volverse complaciente y asumir que, debido a que no habrá grandes anuncios en 2025, puede sentarse y relajarse. Las empresas no quieren que las tomen desprevenidas, así que prepare sus propios procesos de TMF y revise lo que ha sucedido en los últimos años.

Asegúrese de estar alineado con las regulaciones vigentes, de estar al tanto de cualquier proyecto de reglamento y de comprender sus responsabilidades. Por ejemplo, ICH 6(R3) habla sobre la necesidad de tener una supervisión completa de su TMF. Las empresas a menudo subcontratan a organizaciones de investigación por contrato (CRO, por sus siglas en inglés) y nunca ven el TMF hasta que se les transfiere. Ya no te vas a salir con la tuya. Asegúrate de que estás interactuando con tu CRO y de que tienes acceso real a los datos.

Algunas otras consideraciones son que 2025 marca la transición completa al Sistema de Información de Ensayos Clínicos (CTIS, por sus siglas en inglés),^[6] así que asegúrese de que los documentos que deben presentarse en el TMF estén en ubicaciones adecuadas, porque en este momento el modelo de referencia no tiene un área específicamente definida para los registros CTIS. También existe el requisito del período de retención en el que tanto los patrocinadores como los investigadores tendrán que archivar el contenido del TMF clínico durante al menos 25 años después del final de un ensayo^[7]. Eso plantea preguntas sobre cómo va a almacenar esos datos, especialmente los datos que provienen de su CRO. No puedes guardarlo en un DVD o una memoria USB durante 25 años, así que ¿has considerado una forma infalible de proteger y almacenar esos datos durante tanto tiempo?

La otra cosa en la que pensar es, dado que estamos usando la tecnología cada vez más, incluso para la forma en que nos conectamos, ¿cuál es el impacto de los datos que estamos registrando? Considere las reuniones de Teams, por ejemplo. ¿Necesita mantener registros de chat de sus reuniones de Teams? Creo que tenemos que tomar decisiones de sentido común sobre ese tipo de datos. Trátalo un poco como esas conversaciones en el refrigerador de agua que solíamos tener cuando todos estábamos en la oficina. No los grabamos ni los subimos, ¿verdad? No, volvimos a nuestro escritorio y enviamos esas ideas en un correo electrónico después de la discusión y luego se colocaron en el TMF.

Siendo un poco provocador, ¿puede ofrecer un paso con visión de futuro que las empresas deberían considerar dar en 2025?

Robar: Para ser honesto, y tener en cuenta que soy el gerente de producto de una solución eTMF, no veo cómo será posible seguir cumpliendo con un TMF en papel. Si nos fijamos en los requisitos como parte de la ICH 6(R3) y todos los requisitos del Reglamento de Ensayos Clínicos (CTR), el uso obligatorio de CTIS, la supervisión, la presentación de informes, etc., ahora todo es electrónico. Cuando se agrega a eso la versión 4 del Modelo de Referencia de TMF en torno a estructuras estandarizadas, metadatos, datos digitales, etc., no puedo ver cómo un TMF en papel será compatible. Va a haber un retroceso en eso.

Las empresas están preocupadas por los costos y cada nuevo sistema es algo nuevo que pagar y mantener. Pero la pregunta que las empresas deben hacerse es, ¿pueden pararse frente a un inspector dentro de unos años, mirarlo a los ojos y decir "cumplimos con todos los requisitos" si todavía tiene un TMF en papel? Simplemente no veo cómo puedes.
 

 

1. Modelo de Referencia de Archivo Maestro de Prueba, CDISC. https://www.cdisc.org/standards/trial-master-file-reference-model
2. Foro de discusión del modelo de referencia del archivo maestro de prueba, archivo de recursos, CDISC. https://tmfrefmodel.com/resources-archive
3. Programa de Intercambio CDISC + TMF US 2024, 23-24 de octubre de 2024. https://www.cdisc.org/events/interchange/2024-cdisc-tmf-us-interchange/program
4. Guía Armonizada ICH, Buenas Prácticas Clínicas (BPC) E6(R3). https://database.ich.org/sites/default/files/ICH_E6%28R3%29_DraftGuideline_2023_0519.pdf
5. Consejo Internacional para la Armonización de los Requisitos Técnicos de los Productos Farmacéuticos de Uso Humano, ICH. https://database.ich.org/sites/default/files/E8-R1_Guideline_Step4_2021_1006.pdf
6. Día de información sobre el Sistema de Información de Ensayos Clínicos (CTIS) de la EMA, DIA, octubre de 2024. https://www.diaglobal.org/en/ema/conference-listing/2024/10/ema-clinical-trial-information-system-ctis-information-day
7. Guía sobre el contenido, la gestión y el archivo del archivo maestro de ensayos clínicos, EMA, diciembre de 2018. https://www.ema.europa.eu/en/documents/scientific-guideline/guideline-content-management-and-archiving-clinical-trial-master-file-paper-andor-electronic_en.pdf

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