Strategieën voor de toeleveringsketen van de gezondheidszorg: Unieke benaderingen van kostenbeheersing en operationele efficiëntie

Unieke benaderingen voor voorraadbeheer, inkoopoptimalisatie en veerkracht van de toeleveringsketen verkennen 

Door: Armond Green, Hoofd New Business Development, Triose en Gerald Offei-Nkansah, PharmD, MBA, MS, Senior Director of Pharmacy Practice Solutions, Cencora

In het hele land hebben gezondheidsstelsels te maken met financiële spanningen die worden veroorzaakt door zaken als stijgende arbeidskosten, dalende vergoedingen voor Medicare en Medicaid en operationele uitdagingen. De cijfers zijn ontnuchterend: ziekenhuizen hebben alleen al^{in 2023 $ 130 miljard aan onderbetalingen van Medicare en Medicaid geabsorbeerd1} en in 2024 stegen de totale ziekenhuiskosten met 5.1%, aanzienlijk hoger dan de totale inflatie van 2.9%². 

Onder de operationele uitdagingen zijn verborgen inefficiënties in de toeleveringsketen een verborgen gevaar voor de budgetten van het gezondheidssysteem. Ze blijven vaak onopgemerkt vanwege gefragmenteerde processen en een gebrek aan realtime voorraadlevering en trackingzichtbaarheid, bewijs van levering en geïntegreerde logistieke oplossingen in de hele toeleveringsketen van de gezondheidszorg, waardoor cascade-effecten ontstaan zoals noodaankopen tegen premium prijzen, over- en onderbevoorrading, verlopen voorraad en gemiste besparingen. Dit omvat uitdagingen zoals het overbevoorraden van chirurgische kits, verkeerd toegewezen duurzame medische apparatuur en noodaankopen van kritieke medische benodigdheden. 

Door systematische preventiestrategieën te implementeren, kunnen leiders in de gezondheidszorg afstappen van het beheren van inkoop via niet-verbonden systemen en het behandelen van voorraad als een noodzakelijke overheadkostenpost en naar het benutten van strategische optimalisatiemogelijkheden in hun supply chain-ecosysteem. 

Het bijhouden en beheren van voorraad via software voor supply chain management is robuuster, mede dankzij het wijdverbreide gebruik van enterprise resource planning-systemen en elektronische medische dossiers. Kunstmatige intelligentie en automatisering hebben bijgedragen aan het verhogen van het niveau en de verfijning van digitale gegevensverzameling, waardoor inzicht is verkregen in zowel verbruiksartikelen (bijv. PBM) als kritieke activa (bijv. chirurgische apparaten of apparatuur). 

Het analyseren van deze gegevens om trends te identificeren en proactieve besluitvorming mogelijk te maken, helpt gezondheidszorgsystemen: 

• Vraag voorspellen 
• Optimaliseer de voorraad 
• Coördineer transport, levering en distributie 
• Beperk risico's

Dit soort gegevensvastlegging en -analyse kan worden bereikt door middel van geïntegreerde technologische oplossingen die op hun beurt de efficiëntie, veerkracht en inzichten in de toeleveringsketen van een organisatie stimuleren. In de gezondheidszorg kan dit verzendplatforms zijn die zijn geïntegreerd met voorraadbeheersoftware voor apotheken in de gezondheidszorg; real-time tracking om de zichtbaarheid van medisch-chirurgische benodigdheden in het gezondheidssysteem te verbeteren; en bewijs van levering om te voldoen aan operationele en nalevingsvereisten. 

Toen UPS bijvoorbeeld in mei 2024 zijn uitstelprogramma op het platteland implementeerde - een initiatief dat experimenteert met minder frequente leveringen in aangewezen landelijke gebieden om de bezorgefficiëntie te verhogen - creëerde dit aanzienlijke bezorguitdagingen voor een gespecialiseerde zorgorganisatie die kritieke benodigdheden beheert voor meer dan 400 penitentiaire inrichtingen in 20+ staten met ongeveer 70.000 jaarlijkse zendingen. Cencora Triose hielp de apotheek zich in te schrijven voor het UPS Premier Gold-programma en bood geavanceerde trackingmogelijkheden via RFID-compatibele sensoren waarmee het bedrijf:

• Voorspel de leveringstiming voor essentiële medicijnen met grotere nauwkeurigheid
• Bepaal de exacte locatie van pakketten in magazijnen of op vrachtwagens 
• Koeriersdiensten voor noodgevallen te sturen wanneer er vertragingen optraden. 

Deze mogelijkheden kunnen gezondheidssystemen ten goede komen die kritieke benodigdheden beheren - of het nu gaat om medicijnen, medische apparaten of verbruiksartikelen - door proactief verstoringen aan te pakken en tijdig te leveren.

Naast het ondersteunen van leveringslogistiek, zijn geïntegreerde supply chain-gegevens cruciaal voor zorgorganisaties die geconsolideerde servicecentra (CSC's) of centrale vulactiviteiten voor de detailhandel ontwikkelen. Door gebruik te maken van inkoop-, uitgifte-, afval- en voorraadgegevens kunnen zorgsystemen een uitgebreid inzicht krijgen in hun huidige processen en activiteiten. Deze datagedreven aanpak kan vervolgens worden gebruikt om:

• Voorspel de toekomstige vraag: Gegevens kunnen worden gebruikt om de groei van patiëntontmoetingen, nieuwe faciliteiten (zorglocaties) of investeringen in nieuwe aanbieders die nieuwe of uitgebreide servicelijnen zullen ondersteunen, in te schatten.
• Bouw schaalbare operaties: Het doel is om een operatie te ontwerpen waarin het gezondheidssysteem kan uitgroeien zonder dat er tot het tiende jaar extra kapitaalinvesteringen nodig zijn. 

Verspilling verminderen door bedrijfsbrede zichtbaarheid van de voorraad 

Zonder transparantie van de bedrijfsvoorraad zijn gezondheidssystemen vatbaar voor 'emotionele aankopen'. Dit is inkoop gedreven door de hoeveelheid vertrouwen die de apotheek heeft in haar vermogen om een tekort aan een bepaald medicijn op te vangen, mocht dit worden beïnvloed. Ditzelfde probleem kan zich voordoen bij chirurgische benodigdheden, waarbij emotioneel kopen leidt tot overbevoorrading van implantaten of chirurgische trays, wat resulteert in verspilde voorraad en onnodige kosten. 

Wanneer gegevens dit proces bijvoorbeeld niet begeleiden en zichzelf repliceren in 10 ziekenhuizen voor acute zorg en 50 medicijnen, kunnen de kosten van het beheer van een opgeblazen voorraad en de verspilling die gepaard gaat met het niet op de juiste manier draaien, opwegen tegen de theoretische impact van een tekort. 

Wanneer voorraadtransparantie op bedrijfsniveau wordt geboden, kan een datagestuurde aanpak worden gemaakt om de voorraadniveaus op maat te maken ten behoeve van het hele systeem.  

Specifiek voor de apotheek zijn voorraadoptimalisatie en NDC-standaardisatie consequent de programma's met de hoogste waarde voor gezondheidssystemen die nieuwe CSC's nastreven (>5 miljoen jaarlijks voordeel). Deze kunnen niet effectief worden bereikt zonder de benodigde gegevens en voorraadinzichten. 

Hoewel deze initiatieven specifiek zijn voor apotheken, zijn de onderliggende principes van voorraadoptimalisatie en standaardisatie breed van toepassing op de toeleveringsketen van de gezondheidszorg.  

Medisch-chirurgische toeleveringsketens kunnen bijvoorbeeld vergelijkbare efficiëntie bereiken door chirurgische kits en verbruiksartikelen te standaardiseren of voorraadniveaus op bedrijfsschaal te optimaliseren. CSC's dienen als een platform om activiteiten voor alle leveringscategorieën te centraliseren en te stroomlijnen, waardoor gezondheidssystemen kostenbesparingen en operationele efficiëntie in de hele onderneming kunnen stimuleren.

Strategische partnerschappen en consolidatie van middelen voor risicobeperking  

• Schaalvoordelen benutten door meerdere servicelijnen samen te brengen in één distributienetwerk
• Ondersteuning van effectieve distributie naar alle zorglocaties 
• Minder contante investeringen in het gezondheidssysteem nodig hebben in buitensporige voorraden 
• Verbeterde operationele efficiëntie creëren en arbeid verminderen

Waardecreatie door automatisering helpt bij het creëren van kernefficiëntie binnen een bestaande grote operatie. Een gezondheidssysteem met een CSC maakt gebruik van automatisering en stroomlijnt tegelijkertijd processen, waarbij fabrikanten en groothandels worden verbonden met een ziekenhuisapotheek, een openbare apotheek, een dokterspraktijk en poliklinieken. Een CSC stelt gezondheidssystemen in staat om diensten te centraliseren, zoals de inkoop van apotheken, de distributie van chirurgische benodigdheden, het aanvullen van medische apparatuur, ondersteuning van de integriteit van inkomsten en het beheer van tekorten in alle productcategorieën. 

Zodra deze basisactiviteiten zijn geoptimaliseerd, kunnen gezondheidssystemen hun mogelijkheden uitbreiden door gebruik te maken van strategische partnerschappen om specifieke uitdagingen aan te pakken, zoals zichtbaarheid van verzending en voorraadtekorten. "Een gezondheidssysteem met een CSC kan bijvoorbeeld de distributie van persoonlijke beschermingsmiddelen en chirurgische benodigdheden naar alle zorglocaties stroomlijnen, zodat de juiste producten beschikbaar zijn waar ze nodig zijn en tegelijkertijd overbodige voorraad wordt verminderd. 

Naast geconsolideerde servicecentra kunnen gezondheidssystemen de volgende middelen en partnerschappen ontwikkelen om geneesmiddelentekorten aan te pakken en risico's te beperken: 

• Strategische partnerschappen met vervoerders: Samenwerken met een partner als Triose ontgrendelt toegang tot logistieke dienstverleners zoals UPS Premier Gold om betrouwbare levering van kritieke apparatuur te bereiken, zelfs in landelijke gebieden of tijdens verstoringen.
• Technologieleveranciers: Door samen te werken met technologieleveranciers voor geavanceerde tracking en voorspellende analyses kunnen gezondheidssystemen anticiperen op tekorten en de voorraad effectiever beheren. 
• Collectieve inkooporganisaties (GPOs): Door gebruik te maken van GPO's kunnen gezondheidsstelsels betere prijzen en toegang tot schaarse medicijnen bedingen.
• Aanbieders van koelketenopslag voor medicijnen of temperatuurgevoelige medisch-chirurgische producten (bijv. biologische geneesmiddelen of weefselimplantaten), partnerschappen met logistieke bedrijven in de koelketen kunnen zorgen voor de juiste opslag- en transportomstandigheden.
• Adviserende ondersteuning door Cencora's supply chain-experts: Automatisering en workflowoptimalisatie om de efficiëntie in apotheekruimtes te maximaliseren, evenals medisch-chirurgische voorraadkamers, steriele verwerkingsafdelingen en toeleveringsketens voor operatiekamers 

Gezondheidssystemen kunnen ook profiteren van tools voor inkoopoptimalisatie om de besluitvormingsprocessen van kopers te begeleiden, waardoor het risico op overbevoorrading of voorraadtekorten wordt verminderd. Een ander stukje van de puzzel is het bouwen en implementeren van een programma voor het beperken van tekorten dat wordt aangeboden via groothandels (bijv. Sure Supply, consignatie, speciale virtuele magazijnen) om extra waarborgen te bieden tegen verstoringen. 

Aangezien de toeleveringsketen van de gezondheidszorg zich blijft ontwikkelen met nieuwe technologie en processen om gelijke tred te houden met veranderingen in de regelgeving en verschuivingen in de gezondheidszorgpraktijken, is het essentieel dat gezondheidsstelsels proactief strategieën ontwikkelen om met financiële, operationele en regelgevende druk om te gaan.