Argumentos a favor del modelo de título

Title Model es una solución de distribución que permite a un proveedor 3PL tomar el título del producto en nombre del fabricante, lo que permite al fabricante aprovechar la licencia de título del 3PL para manejar la gestión de la distribución. Este estudio de caso ilustra por qué fue la elección correcta para nuestro cliente de toda la vida, cómo se implementó y cuáles fueron los resultados. Igualmente importante, se esfuerza por responder a una pregunta que los fabricantes han comenzado a hacerse cada vez más a medida que el mercado adopta este modelo de distribución único: ¿Cómo se vería mi cadena de suministro en un modelo de título?

Lección 1: Sal de tu propio camino.

Nuestro cliente y sujeto principal en esta historia fabrica productos de alto valor en dólares, que se envían a grandes farmacias especializadas. Al igual que la mayoría de los fabricantes, la empresa tuvo que lidiar con muchos desafíos, desde complejos requisitos regulatorios y de licencias hasta previsibilidad de ingresos y riesgo de cuentas por cobrar. Sin embargo, también tuvo un desafío totalmente único: Una política de distribución y cumplimiento de pedidos que requería que el director financiero aprobara todos los pedidos que superaran un valor determinado. Esto creó un proceso largo que comenzó a afectar la capacidad del fabricante para enviar los pedidos de manera oportuna. El tiempo de respuesta podría ser de hasta nueve días, un número asombroso en comparación con el estándar de la industria de menos de dos días. Posteriormente, la frustración de los proveedores fue en aumento. Las farmacias especializadas informaron de niveles de inventario críticamente bajos y temían desabastecimientos. En un intento por aliviar las preocupaciones, ICS monitoreó y coordinó ampliamente los pedidos, pero la imprevisibilidad e incluso las vacaciones demostraron magnificar los desafíos. En resumen, el negocio estándar se convirtió rápidamente en un negocio de emergencia.

Para complicar las cosas, con el tiempo estas farmacias especializadas comenzaron a aumentar sus niveles de existencias, por temor a un retraso en los envíos. Si se necesitaban 10 unidades, mantendrían 20 a mano. Eso significaba que el fabricante tenía que poner inventarios adicionales en el mercado, creando una cadena de suministro muy ineficiente.

Como empresa que cotiza en bolsa estrictamente regulada por su sede internacional, el fabricante se resistió a nuestras sugerencias anteriores de hacer la transición a un modelo de título, percibiendo una falta de control financiero y un mayor costo. Las crecientes preocupaciones sobre los retrasos en los envíos y el comportamiento relacionado con los proveedores, combinadas con una temporada navideña de 2014 que podría haber sido mucho más exitosa en un modelo de título, ayudaron a abrir el liderazgo a la posibilidad. Teníamos su atención. Ahora solo teníamos que demostrar que teníamos razón.

Había ganancias igualmente atractivas que se podían obtener a través del Modelo de Título, incluidos los posibles ahorros fiscales y las ventajas de los costos de mantenimiento de inventario relacionados con el traslado de pedidos grandes semanalmente en lugar de pedidos pequeños y ad hoc cada pocos días.

El componente de gestión del flujo de caja de Title Model estaba ahora muy claro para la dirección del fabricante. Las discusiones pasaron rápidamente del qué al cómo.

Lección 2: Completa la ecuación de valores.

Cuando usted es un fabricante que recibe pedidos por un valor aproximado de entre 12 y 30 millones de dólares, el hecho de que un proveedor retrase una compra puede ser devastador para sus resultados. Pero eso es exactamente lo que le estaba sucediendo a nuestro cliente fabricante. Sus clientes farmacéuticos estaban suspendiendo los pedidos al final del trimestre, lo que provocaba inestabilidad financiera tanto para el fabricante como para sus inversores. El modelo de título proporcionaría previsibilidad de los ingresos, eliminando la posibilidad de retrasos en los pedidos trimestrales o mensuales. A pesar de lo significativo que fue este beneficio único, el fabricante solo vio el precio más alto de Title Model. Le correspondía a ICS demostrar la ecuación de valor completa.

Igualmente importante, necesitábamos ilustrar a los líderes de nuestros clientes que no estarían cediendo el control, sino que estarían controlando ICS como distribuidor único, administrador de inventario y pagador. Esto ofrecería un tesoro de valor en toda la organización mediante la eliminación o reducción significativa de costos y recursos, incluyendo:

• Reducción del tiempo y los recursos aplicados a las cuentas por cobrar y a la previsión de ingresos
• Renunciando a todas las tarifas del contrato 3PL, excepto el almacenamiento
• Eliminación del riesgo de envío, los costos y los recursos relacionados
• Reducir los requisitos de licencias estatales, minimizando así los costos y las cargas administrativas relacionadas

Además, el fabricante seguiría siendo dueño de sus relaciones con los proveedores, conservando toda la comunicación con las farmacias fuera de la distribución. El apoyo adicional de la relación entre el fabricante y el proveedor se produjo a través de la marca Title Model, que muestra el nombre del fabricante, no ICS.

Lección 3: El proceso hace al maestro.

Para ayudar al fabricante a obtener el valor total de Title Model, primero necesitábamos que su proceso de cumplimiento y distribución estuviera más alineado con los estándares de la industria. Eso significó revisar el flujo de trabajo de aprobación de pedidos de la empresa, entre otras cosas.

• Propusimos aumentar los límites de crédito, que ahora serían fijados por ICS
• ICS estructuraría sus pautas de compra en torno a las pautas del fabricante, limitando las órdenes de compra por producto, por día, para cumplir con los criterios de gestión y mantenerse dentro de los límites autorizados
• El proceso de aprobación se modificaría para que el fabricante solo tuviera que aprobar una cantidad limitada de pedidos
• El fabricante solo tendría que monitorear los niveles de inventario en ICS en lugar de a nivel de farmacia especializada

Después de una investigación cuidadosa y exhaustiva por parte de sus equipos de auditoría interna y externa, nuestro cliente fabricante se unió a la iniciativa. Ahora llegó el momento de desarrollar una estrategia para la implementación: un componente clave fue lograr que las farmacias especializadas se sumaran. En colaboración con el fabricante, ICS creó términos contractuales modificables para satisfacer las necesidades de los grandes clientes de farmacias especializadas del fabricante. Continuaremos brindando capacidades de pedidos de intercambio electrónico de datos (EDI) junto con pedidos en el sitio web. Y debido a que ICS administra el modelo de título a partir de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) separado, fue fácil separar el inventario propiedad del fabricante del inventario vendido que ahora es propiedad de ICS. Nuestro equipo tuvo mucho cuidado en el desarrollo de la infraestructura y el entorno de TI, trabajando con cada farmacia especializada para implementar aplicaciones comerciales que garantizaran la alineación con los términos y condiciones de pago.

Todo este esfuerzo de front-end daría sus frutos cuando estuviéramos listos para hacer la transición del fabricante a Title Model. 

Lección 4: El modelo de título funciona.

Si bien el promedio de la industria para la transición a Title Model es de 90 a 140 días, nuestra transición de este cliente fabricante tomó menos de 90 días. Y lo que es más importante, fue sin una sola interrupción.

30 días después de la puesta en marcha: El fabricante pasó de una entrega de pedidos de nueve días a menos de dos días, con el 90 por ciento de los pedidos enviados en menos de 24 horas. La optimización de los protocolos de pedidos y la simplicidad añadida en la gestión de las cuentas por cobrar se tradujeron en más recursos internos para otros proyectos dentro de la organización.

60 días después de la puesta en marcha: El fabricante se dio cuenta de una cadena de suministro más eficiente a medida que las farmacias especializadas comenzaron a reducir las existencias de inventario y a nivelar el comportamiento de los pedidos. Es importante tener en cuenta que, dado que no esperábamos que el comportamiento de pedidos de las farmacias cambiara de la noche a la mañana, ICS trabajó muy de cerca con el fabricante para garantizar ; Los inventarios se mantuvieron ajustados al principio, evitando grandes fluctuaciones en los ingresos mes tras mes. Y resultó que las farmacias continuaron con un exceso de existencias durante los primeros meses. Pero una vez que se dieron cuenta de que, de hecho, recibirían los envíos sin demora, los pedidos se volvieron más predecibles y siguen siendo constantes en la actualidad. Debido a que construimos niveles de inventario en ICS mientras los niveles de inventario de las farmacias bajaban, el fabricante no se dio cuenta de ninguna variación notable en el inventario.

Después de seis meses: El fabricante obtuvo el reconocimiento de ingresos de una manera más ágil, ya que la gestión de pedidos pasó de aproximadamente nueve veces por semana a una vez por semana. Se eliminó eficazmente el riesgo de retrasos en los pedidos de los proveedores.

El fabricante consideró rápidamente que Title Model era un éxito y sigue comprometido con la gestión de todos sus productos existentes e incluso nuevos a través de este modelo, habiendo lanzado dos nuevos productos en el primer año.

Uno de los resultados más poderosos se materializó a principios de 2016, cuando el fabricante se dio cuenta del tremendo éxito que tuvo su temporada navideña de 2015, cuyos resultados nunca se habrían obtenido sin Title Model.