Strategii privind lanțul de aprovizionare în domeniul sănătății: Abordări unice pentru gestionarea costurilor și eficiența operațională

Explorarea abordărilor unice pentru gestionarea stocurilor, optimizarea achizițiilor și reziliența lanțului de aprovizionare 

Semnat de către: Armond Green, Head of New Business Development, Triose și Gerald Offei-Nkansah, PharmD, MBA, MS, Director senior Soluții de practică farmaceutică, Cencora

În întreaga țară, sistemele de sănătate se confruntă cu tensiuni financiare cauzate de probleme precum creșterea costurilor forței de muncă, scăderea rambursărilor Medicare și Medicaid și provocările operaționale. Spitalele au absorbit 130 de miliarde de dolari în plăți insuficiente de la Medicare și Medicaid numai^{în 2023 1}, iar în 2024 cheltuielile totale cu spitalele au crescut cu 5,1%, depășind semnificativ rata generală a inflației de 2,9%². 

Printre provocările operaționale, ineficiențele ascunse ale lanțului de aprovizionare sunt un pericol ascuns pentru bugetele sistemului de sănătate. Acestea trec adesea nedetectate din cauza proceselor fragmentate și a lipsei de vizibilitate în timp real asupra livrării și urmăririi stocurilor, a dovezii livrării și a soluțiilor logistice integrate în lanțul de aprovizionare din domeniul sănătății, creând efecte în cascadă, cum ar fi achiziții de urgență la prețuri premium, stocuri excesive și insuficiente, inventar expirat și economii ratate. Aceasta include provocări precum suprastocarea truselor chirurgicale, echipamente medicale durabile alocate greșit și achiziționarea de urgență de materiale medicale critice. 

Prin implementarea strategiilor sistematice de prevenire, liderii sistemului de sănătate pot renunța la gestionarea achizițiilor prin sisteme deconectate și la tratarea stocurilor ca un cost general necesar și la captarea oportunităților de optimizare strategică în ecosistemul lanțului lor de aprovizionare. 

Urmărirea și gestionarea inventarului prin intermediul software-ului de gestionare a lanțului de aprovizionare este mai robustă datorită utilizării pe scară largă a sistemelor de planificare a resurselor întreprinderii și a dosarelor electronice de sănătate. Inteligența artificială și automatizarea au ajutat la creșterea nivelului și a sofisticarii captării datelor digitale, permițând informații atât asupra consumabilelor consumabile (de exemplu, EIP), cât și asupra activelor critice (de exemplu, dispozitive sau echipamente chirurgicale). 

Analiza acestor date pentru a identifica tendințele și a permite un proces decizional proactiv ajută sistemele de sănătate: 

• Estimați cererea 
• Optimizați inventarul 
• Coordonarea transportului, livrării și distribuției 
• Atenuarea riscurilor

Acest tip de captare și analiză a datelor poate fi realizat prin soluții tehnologice integrate care, la rândul lor, conduc la eficiență, reziliență și informații despre lanțul de aprovizionare al unei organizații. În industria sănătății, aceasta poate include platforme de expediere integrate cu software-ul de gestionare a inventarului farmaceutic al sistemului de sănătate; urmărire în timp real pentru a spori vizibilitatea consumabilelor medical-chirurgicale în sistemul de sănătate; și dovada livrării, pentru a îndeplini cerințele operaționale și de conformitate. 

De exemplu, atunci când UPS și-a implementat programul de amânare rurală în mai 2024 – o inițiativă care experimentează livrări mai puțin frecvente în zonele rurale desemnate pentru a crește eficiența livrării – a creat provocări semnificative de livrare pentru o organizație specializată în domeniul sănătății care gestionează provizii critice către peste 400 de unități corecționale din 20+ state cu aproximativ 70.000 de transporturi anuale. Cencora Triose a ajutat farmacia de eliberare să se înscrie în programul UPS Premier Gold, oferind capabilități avansate de urmărire prin senzori compatibili cu RFID, care au permis companiei:

• Preziceți timpul de livrare pentru medicamentele critice cu o mai mare precizie
• Identificarea locației exacte a coletelor în depozite sau pe camioane 
• Expedierea serviciilor de curierat de urgență atunci când au apărut întârzieri. 

Aceste capabilități pot aduce beneficii sistemelor de sănătate care gestionează consumabile critice - medicamente, dispozitive medicale sau consumabile - prin abordarea proactivă a întreruperilor și livrarea la timp.

Pe lângă sprijinirea logisticii de livrare, datele integrate privind lanțul de aprovizionare sunt esențiale pentru organizațiile din domeniul sănătății care dezvoltă centre de servicii consolidate (CSC) sau operațiuni de umplere centrală cu amănuntul. Folosind datele de achiziție, distribuire, deșeuri și inventar, sistemele de sănătate pot obține o înțelegere cuprinzătoare a proceselor și operațiunilor lor actuale. Această abordare bazată pe date poate fi apoi utilizată pentru:

• Prognoza cererii viitoare: Datele pot fi folosite pentru a estima creșterea întâlnirilor cu pacienții, noi facilități (site-uri de îngrijire) sau investiții în noi furnizori care vor sprijini linii de servicii noi sau extinse.
• Construiți operațiuni scalabile: Scopul este de a proiecta o operațiune în care sistemul de sănătate să poată crește fără a necesita investiții suplimentare de capital până în anul zece. 

Reducerea risipei prin vizibilitatea stocurilor la nivel de întreprindere 

Fără transparență în inventarul întreprinderii, sistemele de sănătate sunt predispuse la "cumpărături emoționale". Aceasta este o achiziție determinată de încrederea pe care o are farmacia în capacitatea sa de a gestiona o penurie pentru un anumit medicament, în cazul în care acesta este afectat. Aceeași problemă poate apărea și cu consumabilele chirurgicale, unde cumpărarea emoțională duce la suprastocarea implanturilor sau a tăvilor chirurgicale, ceea ce duce la risipă de inventar și costuri inutile. 

De exemplu, atunci când datele nu ghidează acest proces și se replică în 10 spitale de îngrijire acută și 50 de medicamente, costul gestionării unui inventar umflat și risipa asociată cu netransformarea acestuia în mod corespunzător pot depăși impactul teoretic al unei penurii. 

Atunci când transparența stocurilor este asigurată la nivel de întreprindere, poate fi făcută o abordare bazată pe date pentru a dimensiona corect nivelurile de inventar în beneficiul întregului sistem.  

În ceea ce privește farmacia, optimizarea stocurilor și standardizarea NDC sunt în mod constant programele cu cea mai mare valoare pentru sistemele de sănătate care urmăresc noi CSC (>beneficiu anual de 5 milioane). Aceste sesiuni nu pot fi realizate eficient fără datele necesare și informațiile privind inventarul. 

Deși aceste inițiative sunt specifice farmaciei, principiile de bază ale optimizării și standardizării stocurilor se aplică pe scară largă în întregul lanț de distribuție din domeniul sănătății.  

De exemplu, lanțurile de aprovizionare medico-chirurgicale pot obține eficiențe similare prin standardizarea truselor chirurgicale și a consumabilelor sau optimizarea nivelurilor de inventar la scară de întreprindere. CSC-urile servesc ca o platformă pentru centralizarea și eficientizarea operațiunilor pentru toate categoriile de aprovizionare, permițând sistemelor de sănătate să genereze economii de costuri și eficiență operațională la nivel de întreprindere.

Parteneriate strategice și consolidarea resurselor pentru atenuarea riscurilor  

• Valorificarea economiilor de scară prin combinarea mai multor linii de servicii într-o singură rețea de distribuție
• Susținerea distribuției eficiente în toate centrele de îngrijire 
• Necesită mai puține investiții în numerar în sistemul de sănătate în stocuri excesive 
• Crearea unei eficiențe operaționale sporite și reducerea forței de muncă

Crearea de valoare prin automatizare ajută la crearea de eficiență de bază în cadrul unei operațiuni mari existente. Un sistem de sănătate cu CSC utilizează automatizarea, simplificând în același timp procesele, conectând producătorii și angrosiștii la un spital, o farmacie cu amănuntul, un cabinet medical și clinici ambulatorii. Un CSC permite sistemelor de sănătate să centralizeze servicii precum achizițiile de produse farmaceutice, distribuția de consumabile chirurgicale, reaprovizionarea echipamentelor medicale, susținerea integrității veniturilor și gestionarea deficitului în toate categoriile de produse. 

Odată ce aceste operațiuni fundamentale sunt optimizate, sistemele de sănătate își pot extinde capacitățile prin utilizarea parteneriatelor strategice pentru a aborda provocări specifice, cum ar fi vizibilitatea transportului și lipsa stocurilor. "De exemplu, un sistem de sănătate cu CSC poate eficientiza distribuția de EIP și consumabile chirurgicale în toate locațiile de îngrijire, asigurându-se că produsele potrivite sunt disponibile acolo unde sunt necesare, reducând în același timp inventarul redundant. 

Dincolo de centrele de servicii consolidate, sistemele de sănătate pot dezvolta următoarele resurse și parteneriate pentru a aborda deficitul de medicamente și a atenua riscurile: 

• Parteneriate strategice cu transportatorii: Colaborarea cu un partener precum Triose deblochează accesul la furnizori de logistică precum UPS Premier Gold pentru a obține livrarea fiabilă a echipamentelor critice, chiar și în zonele rurale sau în timpul întreruperilor.
• Furnizori de tehnologie: Parteneriatul cu furnizorii de tehnologie pentru urmărire avansată și analiză predictivă poate ajuta sistemele de sănătate să anticipeze penuria și să gestioneze mai eficient inventarul. 
• Organizații de achiziții de grup (GPO): Utilizarea GPO-urilor permite sistemelor de sănătate să negocieze prețuri mai bune și acces la medicamente rare.
• Furnizorii de depozitare a medicamentelor sau a produselor medicalo-chirurgicale sensibile la temperatură (de exemplu, produse biologice sau implanturi tisulare), parteneriatele cu companiile de logistică a lanțului frigorific pot asigura condiții adecvate de depozitare și transport.
• Asistență consultativă din partea experților Cencora în lanțul de aprovizionare: Automatizare și optimizarea fluxului de lucru pentru maximizarea eficienței în spațiile farmacii, precum și în sălile de inventar medical-chirurgical, departamentele de procesare sterilă și lanțurile de aprovizionare cu săli de operație 

Sistemele de sănătate pot beneficia, de asemenea, de instrumente de optimizare a achizițiilor pentru a ghida procesele de luare a deciziilor cumpărătorilor, reducând riscul de suprastocare sau de epuizare a stocurilor. O altă piesă a puzzle-ului este construirea și implementarea unui program de atenuare a deficitului oferit prin angrosiști (de exemplu, Sure Supply, consignație, depozite virtuale dedicate) pentru a oferi garanții suplimentare împotriva întreruperilor. 

Pe măsură ce lanțul de distribuție din domeniul sănătății continuă să evolueze cu noi tehnologii și procese pentru a ține pasul cu schimbările de reglementare și cu schimbările în practicile de sănătate, este esențial ca sistemele de sănătate să elaboreze strategii proactive pentru a face față presiunilor financiare, operaționale și de reglementare.