Forsyningskjedestrategier for helsetjenester: Unike tilnærminger til kostnadsstyring og driftseffektivitet

Utforske unike tilnærminger til lagerstyring, innkjøpsoptimalisering og forsyningskjederesiliens 

Av: Armond Green, leder for ny forretningsutvikling, Triose og Gerald Offei-Nkansah, PharmD, MBA, MS, Senior Director of Pharmacy Practice Solutions, Cencora

Over hele landet håndterer helsesystemer økonomiske belastninger forårsaket av problemer som økende lønnskostnader, synkende Medicare- og Medicaid-refusjoner og operasjonelle utfordringer. Tallene er nøkterne sykehus absorberte 130 milliarder dollar i underbetalinger fra Medicare og Medicaid bare^{i 2023 1} og i 2024 vokste de totale sykehusutgiftene med 5,1 %, betydelig høyere enn den totale inflasjonsraten på 2,9 %². 

Blant operasjonelle utfordringer er skjult ineffektivitet i forsyningskjeden en skjult fare for helsevesenets budsjetter. De blir ofte uoppdaget på grunn av fragmenterte prosesser og mangel på sanntids lagerlevering og sporingssynlighet, leveringsbevis og integrerte logistikkløsninger på tvers av forsyningskjeden for helsetjenester, noe som skaper overlappende effekter som nødkjøp til premiumpriser, over- og underlager, utløpt varelager og tapte besparelser. Dette inkluderer utfordringer som overlagring av kirurgiske sett, feilallokert holdbart medisinsk utstyr og nødanskaffelse av kritisk medisinsk utstyr. 

Ved å implementere systematiske forebyggingsstrategier kan ledere i helsevesenet gå bort fra å administrere innkjøp gjennom frakoblede systemer og behandle inventar som en nødvendig overheadkostnad og mot å fange strategiske optimaliseringsmuligheter på tvers av forsyningskjedeøkosystemet. 

Sporing og administrasjon av inventar gjennom programvare for forsyningskjedestyring er mer robust, delvis takket være den utbredte bruken av bedriftsressursplanleggingssystemer og elektroniske helsejournaler. Kunstig intelligens og automatisering har bidratt til å øke nivået og sofistikeringen av digital datafangst, noe som muliggjør innsikt i både forbruksvarer (f.eks. PPE) og kritiske eiendeler (f.eks. kirurgisk utstyr eller utstyr). 

Analyse av disse dataene for å identifisere trender og muliggjøre proaktiv beslutningstaking hjelper helsevesenet med å: 

• Forutsi etterspørsel 
• Optimaliser lagerbeholdningen 
• Koordinere transport, levering og distribusjon 
• Reduser risiko

Denne typen datafangst og analyse kan oppnås gjennom integrerte teknologiløsninger som igjen driver effektivitet, robusthet og innsikt i en organisasjons forsyningskjede. I helsevesenet kan dette inkludere fraktplattformer integrert med programvare for lagerstyring av apotek i helsesystemet; sanntidssporing for å forbedre synligheten for medisinsk-kirurgisk utstyr i helsesystemet; og leveringsbevis for å oppfylle drifts- og samsvarskrav. 

For eksempel, da UPS implementerte sitt program for utsettelse på landsbygda i mai 2024 – et initiativ som eksperimenterte med å gjøre sjeldnere leveranser i utpekte landlige områder for å øke leveringseffektiviteten – skapte det betydelige leveringsutfordringer for en spesialisert helseorganisasjon som administrerer kritiske forsyninger til mer enn 400 kriminalomsorgsinstitusjoner i 20+ stater med omtrent 70 000 årlige forsendelser. Cencora Triose hjalp apoteket med å registrere seg i UPS Premier Gold-programmet, og tilbød avanserte sporingsfunksjoner gjennom RFID-aktiverte sensorer som gjorde det mulig for selskapet å:

• Forutsi leveringstidspunkt for kritiske medisiner med større nøyaktighet
• Finn den nøyaktige plasseringen av pakker på lager eller på lastebiler 
• sende ut nødbudtjenester når forsinkelser oppstod. 

Disse funksjonene kan være til nytte for helsesystemer som administrerer kritiske forsyninger – enten det er medisiner, medisinsk utstyr eller forbruksvarer – ved proaktivt å håndtere forstyrrelser og rettidig levering.

I tillegg til å støtte leveringslogistikk, er integrerte forsyningskjededata avgjørende for helseorganisasjoner som utvikler konsoliderte servicesentre (CSC) eller detaljhandelssentraler. Ved å utnytte kjøps-, dispenserings-, avfalls- og lagerdata kan helsesystemer få en omfattende forståelse av deres nåværende prosesser og operasjoner. Denne datadrevne tilnærmingen kan deretter brukes til å:

• Forutsi fremtidig etterspørsel: Data kan utnyttes til å estimere vekst i pasientmøter, nye fasiliteter (omsorgssteder) eller investeringer i nye leverandører som vil støtte nye eller utvidede tjenestelinjer.
• Bygg skalerbare operasjoner: Målet er å designe en operasjon som helsevesenet kan vokse inn i uten å kreve ytterligere kapitalinvesteringer frem til år ti. 

Redusere avfall gjennom lagersynlighet i hele bedriften 

Uten åpenhet om bedriftsbeholdning er helsesystemer utsatt for «emosjonelle kjøp». Dette er anskaffelser drevet av hvor stor tillit apoteket har til sin evne til å håndtere en mangel på et bestemt legemiddel, hvis det skulle bli påvirket. Det samme problemet kan oppstå med kirurgisk utstyr, der emosjonelle kjøp fører til overlager av implantater eller kirurgiske brett, noe som resulterer i bortkastet varelager og unødvendige kostnader. 

Som et eksempel, når data ikke styrer denne prosessen og den replikerer seg selv på tvers av 10 akuttsykehus og 50 legemidler, kan kostnadene ved å administrere et oppblåst lager, og avfallet forbundet med å ikke snu det riktig, oppveie den teoretiske virkningen av en mangel. 

Når lagertransparens gis på bedriftsnivå, kan en datadrevet tilnærming gjøres for å tilpasse lagernivåene til fordel for hele systemet.  

Spesifikt for apotek, lageroptimalisering og NDC-standardisering er konsekvent de mest verdifulle programmene for helsesystemer som forfølger nye CSC-er (>5 millioner årlig fordel). Disse kan ikke oppnås effektivt uten nødvendige data og lagerinnsikt. 

Selv om disse initiativene er apotekspesifikke, gjelder de underliggende prinsippene for lageroptimalisering og standardisering bredt over hele forsyningskjeden for helsetjenester.  

For eksempel kan medisinsk-kirurgiske forsyningskjeder oppnå lignende effektivitet ved å standardisere kirurgiske sett og forbruksvarer eller optimalisere lagernivåer i bedriftsskala. CSC-er fungerer som en plattform for å sentralisere og effektivisere driften for alle forsyningskategorier, noe som gjør det mulig for helsesystemer å drive kostnadsbesparelser og driftseffektivitet i hele bedriften.

Strategiske partnerskap og ressurskonsolidering for risikoreduksjon  

• Utnytte stordriftsfordeler ved å samle flere tjenestelinjer i ett enkelt distribusjonsnettverk
• Støtter effektiv distribusjon til alle behandlingssteder 
• Krever mindre kontantinvesteringer i helsevesenet i for stort varelager 
• Skape forbedret driftseffektivitet og redusere arbeidskraft

Verdiskaping gjennom automatisering bidrar til å skape kjerneeffektivitet i en eksisterende stor virksomhet. Et helsesystem med en CSC utnytter automatisering samtidig som det effektiviserer prosesser, kobler produsenter og grossister til et sykehusapotek, detaljhandelsapotek, legekontor og poliklinikker. En CSC gjør det mulig for helsesystemer å sentralisere tjenester som apotekinnkjøp, distribusjon av kirurgiske forsyninger, påfyll av medisinsk utstyr, inntektsintegritetsstøtte og mangelhåndtering på tvers av alle produktkategorier. 

Når disse grunnleggende operasjonene er optimalisert, kan helsesystemer utvide sine evner ved å utnytte strategiske partnerskap for å møte spesifikke utfordringer som fraktsynlighet og lagermangel. «For eksempel kan et helsesystem med en CSC strømlinjeforme distribusjonen av personlig verneutstyr og kirurgisk utstyr til alle behandlingssteder, sikre at de riktige produktene er tilgjengelige der de trengs, samtidig som overflødig varelager reduseres. 

Utover konsoliderte servicesentre kan helsesystemer utvikle følgende ressurser og partnerskap for å håndtere legemiddelmangel og redusere risiko: 

• Strategiske partnerskap med transportører: Samarbeid med en partner som Triose låser opp tilgang til logistikkleverandører som UPS Premier Gold for å oppnå pålitelig levering av kritisk utstyr, selv i landlige områder eller under forstyrrelser.
• Teknologileverandører: Samarbeid med teknologileverandører for avansert sporing og prediktiv analyse kan hjelpe helsesystemer med å forutse mangler og administrere varelager mer effektivt. 
• Gruppeinnkjøpsorganisasjoner: Ved å utnytte GPO-er kan helsesystemer forhandle frem bedre priser og tilgang til knappe medisiner.
• Kjølekjedelagringsleverandører for medisiner eller temperaturfølsomme medisinsk-kirurgiske produkter (f.eks. biologiske legemidler eller vevsimplantater), partnerskap med kjølekjedelogistikkselskaper kan sikre riktige lagrings- og transportforhold.
• Rådgivende støtte fra Cencoras eksperter på forsyningskjeden: Automatisering og arbeidsflytoptimalisering for å maksimere effektiviteten i apoteklokaler samt medisinsk-kirurgiske lagerrom, sterile behandlingsavdelinger og forsyningskjeder for operasjonsstuer 

Helsesystemer kan også dra nytte av innkjøpsoptimaliseringsverktøy for å veilede innkjøpsbeslutningsprosesser, noe som reduserer risikoen for overlager eller lagerbeholdning. En annen brikke i puslespillet er å bygge og implementere et mangelreduserende program som tilbys gjennom grossister (f.eks. Sure Supply, forsendelse, dedikerte virtuelle varehus) for å gi ytterligere garantier mot forstyrrelser. 

Ettersom forsyningskjeden for helsetjenester fortsetter å utvikle seg med ny teknologi og prosesser for å holde tritt med regulatoriske endringer og endringer i helsepraksis, er det viktig for helsesystemer å proaktivt legge strategier for å håndtere økonomisk, operasjonelt og regulatorisk press.